Antarctisch onderzoek en Antarctica InSync – Nederlands Polair Programma

In dit hoofdstuk vindt u een kort overzicht van de ronde en een inleiding.

Titel:

Antarctisch onderzoek en Antarctica InSync – Nederlands Polair Programma.

Doel:

Deze Call for proposals roept onderzoekers in Nederland op om met wetenschappelijke voorstellen te komen voor onderzoek op Antarctica dat daarbij ook bijdraagt aan Antarctica InSync.

Budget:

Het subsidieplafond voor deze Call for proposals bedraagt € 3.200.000. De aan te vragen subsidie per project bedraagt maximaal € 450.000 voor voorstellen met één betrokken onderzoeksinstelling (type NPP InSync-1) of maximaal € 900.000 voor voorstellen met twee of meer betrokken onderzoeksinstellingen (type NPP InSync-2). Binnen deze ronde worden naar verwachting 4 tot 6 aanvragen toegewezen.

Cofinancieringseis:

Cofinanciering is mogelijk maar niet verplicht.

Eigen bijdrage:

Geen.

Indieningsdeadline:

De deadline voor het indienen van aanvragen is dinsdag 16 februari 2027, voor 14:00:00 CET. Voor toegang tot onderzoeksinfrastructuur kunnen operators eerdere deadlines voor afstemming van subsidieaanvragen hanteren – zie paragrafen 3.1 en 3.4.

Procedure:

Aanvragen worden beoordeeld door referenten en vervolgens door een breed samengestelde beoordelingscommissie. Voorstellen worden beoordeeld op wetenschappelijke kwaliteit, aansluiting bij de InSync-thema’s en impact, kwaliteit van de aanvrager(s) en haalbaarheid van de onderzoeksopzet. Om gebruik van het Dirck Gerritsz Lab en/of Rothera Research Station te bevorderen, wordt het beste voorstel met gebruik van deze faciliteit(en) in ieder geval gehonoreerd, mits het voldoet aan de minimumkwalificaties (zie paragrafen 3.4.1, 4.1 en 4.2.4).

Looptijd en start project:

De looptijd van de projecten is minimaal 36 en maximaal 60. De starttijd van het voorgestelde project moet uiterlijk 12 maanden na het subsidieverleningsbesluit liggen (naar verwachting juli 2027).

Deze Call for proposals beschrijft hoe het aanvraagproces voor de ronde ‘Antarctisch onderzoek en Antarctica InSync’ van het Nederlands Polair Programma is ingericht en bestaat uit zeven hoofdstukken. Deze Call for proposals valt onder de verantwoordelijkheid van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).

Op alle aanvragen zijn de NWO Subsidieregeling 2024 en het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek van toepassing.

NWO verwerkt persoonsgegevens die zij in het kader van deze ronde ontvangt conform de NWO Privacyverklaring.

In dit hoofdstuk leest u meer over de doelstelling en de achtergrond van InSync en de financieringsronde.

Antarctica International Science & Infrastructure for Synchronous Observation | Antarctica InSync is een internationaal initiatief om drie jaar lang gecoördineerd en geharmoniseerd data te verzamelen in Antarctica en de Zuidelijke Oceaan. Dit continent-brede initiatief coördineert internationale, gesynchroniseerde waarnemingen van hoge resolutie om de snelle milieu- en ecosysteemveranderingen in het zuidpoolgebied te kwantificeren en analyseren. Door geharmoniseerde data vanuit de koppelingen tussen ijs, oceaan, atmosfeer en ecosystemen te integreren, verbetert ons procesbegrip van hoe onderdelen van systeem Antarctica reageren op klimaatinvloeden. Dit versterkt de projecties van hun bijdrage aan het wereldwijde klimaat, de zeespiegel en biodiversiteit. Deze verbeterde voorspellende kracht ondersteunt evidence-based risico-analyses en aanpassings-strategieën.

De doelen van het initiatief Antarctica InSync zijn drieledig1Short Summary | Antarctica InSync. Ten eerste wil InSync gedetailleerde wetenschappelijke waarnemingen in Antarctica en de Zuidelijke Oceaan verrichten. Dit levert een bijdrage aan het creëren van een compleet beeld van hoe ijs, oceaan, klimaat en milieu verbonden zijn. Dit gebeurt onder andere door – het tweede doel – toe te werken naar een referentiekader of nulscenario (baseline) van de huidige staat van systeem Antarctica, voordat grote kantelpunten (tipping points) zich voordoen. Tot slot is het doel om data en kennis delen om betere besluitvorming te ondersteunen. Het standaardiseren en harmoniseren van monstername en meetprotocollen ondersteunt bovendien toekomstige wetenschap en monitoring.

Centraal staat de bevordering van internationale wetenschappelijke samenwerking, het delen van open data, en methodologische harmonisatie. InSync moedigt samenwerking met stakeholders van landen, niet-gouvernementele organisaties (ngo’s) en bedrijfsleven wereldwijd aan – inclusief diegenen zonder directe eigen onderzoeksinfrastructuur in Antarctica – om bij te dragen aan betere bescherming en duurzaam beheer van dit kwetsbare gebied. Het initiatief speelt een strategische rol in capaciteitsaanwas, gefaciliteerd door het betrekken van beginnende onderzoekers (ECR’s), en zal concrete inzichten delen over de rol van Antarctica voor de hele planeet en ons leven.

Door de wetenschappelijke gemeenschap zijn zeven thema’s voor InSync geformuleerd:

• –

  Physische en biochemische kringlopen in de Zuidelijke Oceaan in een veranderend klimaat;

• –

  Snelle zeeijsafname en haar oorzaken en gevolgen;

• –

  Antarctische ijskappen en ijsshelves: processen die snelle verandering teweegbrengen, van waarneming tot voorspelling;

• –

  Verbeteren van de kennis en bescherming van uniek Antarctisch leven: van land tot de oceaan en diepzee;

• –

  Menselijke sporen in Antarctica: de race tegen vervuiling en andere drukfactoren;

• –

  Aerosol-wolk-interacties en stralingfeedbacks;

• –

  Variabiliteit, extremen en kantelpunten in een veranderend Antarctisch klimaat.

Deze thema’s worden beschreven in het wetenschappelijk plan | InSync, dat in juni 2026 is opgeleverd. Ieder thema identificeert de variabelen die onderzoekers moeten bemonsteren of meten om aan de kaders van InSync te voldoen.

De wetenschappelijke impact staat altijd ten dienste van een breed maatschappelijk doel, namelijk de rol en betekenis van Antarctica voor de wereld – en dus Nederland – inzichtelijk te maken en te blijven maken. In die zin vormen harmonisatie en standaardisatie een belangrijk afgeleid maatschappelijk doel. Antarctica InSync zal daarnaast beleidsondersteunende kennis opleveren die klimaatmitigatie- en -adaptatiestrategieën van informatie voorziet, en zodoende de wetenschappelijke basis voor multilaterale milieu-akkoorden en Antarctische governance versterken. Zie paragraaf 2.3 voor de Impact Outlook-benadering.

De InSync-campagne vindt plaats over de tijdsspanne 2027–2030, waarna de meeste (inter)nationale projecten nog langer doorlopen voor verdere dataverzameling, analyse, synthese en verspreiding van resultaten.

Geografische afbakening

InSync hanteert een brede definitie van Antarctica, in lijn met de geografische scope van de Scientific Committee on Antarctic Research (SCAR): het Antarctische continent en de ijsshelves, de eilanden uit de kust van Antarctica, de omringende oceaan inclusief de Antarctische Circumpolaire Stroming, de noordelijke grens van het Subantarctisch Front, de sub-Antarctische eilanden ten zuiden van dit front, alsook enkele eilanden ten noorden daarvan die binnen het gangbare SCAR-interessegebied vallen.

Het doel van deze Call for proposals is om Nederlandse onderzoeksprojecten op te zetten die onderzoek doen naar Antarctica en die daarbij bijdragen aan de doelen en uitvoering van Antarctica InSync. Er is binnen voorstellen veel ruimte voor eigen, nieuwe metingen en experimenten en daarmee voor het opdoen van nieuwe inzichten in de werking van Antarctica en de rol in systeem Aarde, zowel in het fysieke als sociale domein.

Projectvoorstellen dienen aan te sluiten bij één of meerdere thema’s van InSync. Daarbij moet ieder voorstel aan de doelstellingen van het gekozen thema (of thema’s) voldoen en variabelen binnen dit thema (thema’s) meten, bemonsteren of analyseren. Deze Call for proposals neemt spreiding over de verschillende thema’s niet mee in de selectie (tenzij sprake is van een ex aequo-situatie, zie paragraaf 4.3.7). Het kan dus voorkomen dat meerdere voorstellen binnen eenzelfde thema worden toegewezen.

Deze Call for proposals onderscheidt twee typen aanvragen: NPP InSync-1- en NPP InSync-2. Type NPP InSync-1-aanvragen bieden laagdrempelige toegang tot onderzoeksfinanciering en worden ingediend door alleen een hoofdaanvrager bij één onderzoeksinstelling in Nederland. Type InSync-2-aanvragen worden ingediend door een hoofdaanvrager en minstens één medeaanvrager bij een andere instelling dan die van de hoofdaanvrager, om zo de binnenlandse en/of internationale samenwerking te versterken en de potentiële wetenschappelijke impact te vergroten. Zie paragraaf 3.2 en 3.3 voor verdere details.

Veldwerk in het Antarctisch gebied of de Zuidelijke Oceaan is mogelijk en kan plaatsvinden met ondersteuning van één of meerdere InSync-partners. Aanvragers met veldwerkplannen dienen zelf toegang te regelen tot veldwerkfaciliteiten en andere observatiemiddelen van internationale partners.

Het is ook mogelijk om voorstellen in te dienen die alleen gebruik maken van data van derden, zoals

satellietdata, of via ‘remote access’ met sampling door derden. Onderzoekers moeten hun aanvraag vooraf coördineren met de operator van de beoogde onderzoeksinfrastructuur. Zie paragraaf 3.4 voor informatie over veldwerk.

Deze Call for proposals nodigt onderzoekers in het bijzonder uit met voorstellen te komen voor samenwerking met de British Antarctic Survey. Ook wil NWO met deze Call for proposals gebruik van het Nederlandse Dirck Gerritsz Laboratorium en het onderzoeksstation Rothera bevorderen. Het beste voorstel dat gebruik maakt van deze faciliteit(en) wordt in ieder geval gehonoreerd, mits dit voorstel voldoet aan de minimumkwalificaties (zie paragraaf 4.2.4).

Ook samenwerking met het Alfred Wegener Instituut (AWI), het Uruguayaans Antarctisch Instituut en het Chileens Antarctisch Instituut (INACH) wordt aangemoedigd.

ATCM 2028

De hoekstenen van het Antarctisch beleid vormen vrede en internationale samenwerking, milieubescherming en wetenschap. In juni 2028 is Nederland gastland van de vijftigste Antarctic Treaty Consultative Meeting (ATCM). Dit is de jaarlijkse verdragsvergadering voor het gedeelde beheer en beleid van Antarctica. De ATCM van 2028 vormt een mijlpaal voor Nederlands polair beleid en onderzoek, en als 50e vergadering vormt deze ATCM bovendien een jubileumeditie met potentie voor wereldwijde aandacht. Dit is derhalve ook bij uitstek een kans om Nederlands Antarctisch onderzoek in de spotlight te zetten. Van de toegekende InSync-projecten wordt dan ook verwacht om, desgevraagd door de ministeries of NWO, een bijdrage te leveren aan de Nederlandse inzet voor deze internationale bijeenkomst. Zie paragraaf 5.2.3 voor meer informatie over bijeenkomsten.

Antarctica InSync draagt bij aan de VN Ocean en Cryosphere Decades door in te zetten op de belangrijkste uitdagingen, zoals het begrijpen en aanpakken van vervuiling op zee, het beschermen van ecosystemen en biodiversiteit en het ontwikkelen van oplossingen voor klimaatveranderingen waarin de oceaan centraal staat.

Antarctica InSync is een regionaal programma onder de Ocean Decade van UNESCO, met steun van de Scientific Committee on Antarctic Research (SCAR) en Europese Ruimtevaartorganisatie (ESA). Het Alfred Wegener Instituut Helmholtz Centrum voor Pool- en Zee-onderzoek (AWI) heeft het initiatief genomen achter InSync. Er is een internationale coördinerende stuurgroep en een wetenschappelijke stuurgroep. Binnen SCAR speelt de InSync Action Group een centrale rol in de versterking van samenwerking tussen landen, disciplines, SCAR-programma’s en SCAR-groepen.

Ieder deelnemend land wordt opgeroepen een nationaal InSync-comité op te richten. Nederland heeft in juli 2026 ad hoc een interim-comité gevormd. Het definitieve comité wordt samengesteld uit de succesvolle aanvragers die in deze Call for proposals en eventuele anderen die buiten deze Call for proposals financiering ontvangen om deelnemen aan expedities en veldwerkcampagnes in het kader van InSync.

InSync is een officieel aangemerkt programma in aanloop naar het Vijfde Internationaal Pooljaar | IPY-5, dat in 2032–2033 plaatsvindt. Anders dan vorige IPY’s2Eerste IPY 1882–1883, Tweede IPY 1927–1928, Derde IPY 1957–1958 (vanuit het Internationaal Geofysisch Jaar), Vierde IPY 2007–2008. De vijfde editie is een initiatief van SCAR, de World Meteorological Organization en de International Arctic Science Committee (IASC). kent de vijfde editie een zogenaamde ‘ramp-up’: een opschaling van projecten, die al eerder beginnen en resultaten consolideren tijdens het IPY-5. Projecten gefinancierd in deze Call for proposals zullen nieuwe inzichten tijdens het IPY-5 kunnen presenteren.

Het Nederlands Polair Programma (NPP) is een strategisch financieringsinstrument van de Nederlandse overheid en NWO. Doel van het NPP is om Nederlands poolonderzoek te stimuleren en beleidsmakers van cruciale informatie te voorzien voor geïnformeerd beleid en effectief beheer voor de poolgebieden. Met een speciaal nationaal programma garandeert Nederland bovendien dat er voldoende wetenschappelijk onderzoek in Antarctica plaatsvindt – een voorwaarde voor de status van Nederland als Consultatieve Partij in het Antarctisch Verdragssysteem.

Het NPP ontvangt financiering van vijf departementen3Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ), Ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN), Ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) en Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW). NWO voert het programma uit. en NWO en is onderdeel van de Nederlandse Polaire Strategie | Rijksoverheid. Dit beleidskader, dat in 2026 vernieuwd is, schetst de inzet van het Nederlands beleid inzake het noord- en zuidpoolgebied. Wetenschappelijk onderzoek is hierbinnen een centraal instrument. Het NPP heeft een eigen onderzoeksstrategie, PoolPositie-NL 3.0 | NWO4De strategie van 2021–2025 loopt door tot het verschijnen van de nieuwe strategie (verwacht 2027)..

Deze Call for proposals past binnen de ambitie van PoolPositie om te programmeren op specifieke thema’s, op specifieke regio’s en op (inter)nationale strategische kansen. Door aan te haken op grote internationale initiatieven vergroot het NPP de reikwijdte en kansen voor poolonderzoekers in Nederland.

Naast een directe investering in onderzoek en capaciteit via financieringsronden bevordert het NPP de toegang tot wetenschappelijke polaire infrastructuur, waartoe het programma samenwerkingsverbanden onderhoudt met de British Antarctic Survey (BAS) en het Alfred Wegener Instituut (AWI). Zij bieden voor Nederland cruciale toegang tot de poolgebieden. Het NPP beheert het Nederlands Antarctisch onderzoekslaboratorium, het Dirck Gerritsz Lab, op het Britse onderzoeksstation Rothera. Het NPP voert bovendien gesprekken met het Chileens Antarctisch Instituut (INACH) en Uruguayaans Antarctisch Instituut voor het versterken van wetenschappelijke samenwerking in Antarctica.

Nieuwe kennis en inzichten vanuit wetenschappelijk onderzoek kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken van vandaag én morgen. Door interactie en afstemming tussen onderzoekers en mogelijke kennisgebruikers, neemt de kans op het toepassen van kennis toe en daarmee ook de kans op maatschappelijke impact. Maatschappelijke impact staat hier voor veranderingen die (mede) het gevolg zijn van door onderzoek gegenereerde kennis en kunde. Deze veranderingen dragen bij aan het welzijn van mens, planeet en maatschappij voor deze en toekomstige generaties. Via haar beleid op impact bevordert NWO de mogelijke bijdrage vanuit onderzoek aan maatschappelijke vraagstukken door het stimuleren van productieve interacties met maatschappelijke belanghebbenden. Zowel tijdens de ontwikkeling als in de uitvoering van het onderzoek. Dit doet zij op een manier die past bij het doel van het financieringsinstrument. NWO stimuleert onderzoekers om met een brede blik te kijken naar de mogelijke gewenste en ongewenste impact van hun onderzoek.

Omdat de impact van deze Call for proposals sterk is gekoppeld aan Antarctica InSync wordt in dit programma een aangepaste versie van de Impact Outlook-benadering toegepast. Aanvragers kunnen ervoor kiezen om zich hoofdzakelijk op wetenschappelijke impact (ten dienste van de langetermijn maatschappelijke waarde) te concentreren of om een tweeledige focus op wetenschappelijke en (kortere termijn) maatschappelijke impact in hun onderzoeksvoorstel toe te passen. In dat geval omvat de aanvraag ook een strategie om meer concrete impact te behalen met stakeholders (bijvoorbeeld beleidsmakers of het bedrijfsleven) binnen de looptijd van het voorgestelde project. Een focus alleen gericht op maatschappelijke impact past niet binnen de opzet en doelstellingen van het wereldwijde Antarctica InSync-initiatief en deze Call for proposals.

NWO biedt een e-learning module aan die geïnteresseerden op weg kan helpen via NWO Impact – Online workshops | NWO. Voor meer informatie over het kennisbenuttingsbeleid van NWO zie de website Kennisbenutting | NWO.

In dit hoofdstuk staat informatie over het opstellen en indienen van een aanvraag.

Het gebruik van generatieve AI is niet uitgesloten bij het opstellen van uw aanvraag, mits dit verantwoord gebeurt. Het is aanvragers niet toegestaan een verborgen prompt5Een verborgen prompt is een voor de lezer van een document niet (of slecht) zichtbare opdracht aan een GAI-applicatie, met als doel om de GAI-applicatie te beïnvloeden met een nieuwe opdracht. Een dergelijke opdracht kan zijn om een positieve beoordeling te genereren over de desbetreffende voorliggende tekst. Dit is in geen geval toegestaan. op te nemen in de aanvraag. De richtlijnen vindt u op de website (NWO-beleid op het gebruik van generatieve artificia lintelligence (GAI) | NWO).

Hieronder staan de indieningsdeadline inclusief het tijdpad van de gehele beoordelingsprocedure van de ronde. Het kan zijn dat NWO het noodzakelijk acht om tijdens de lopende procedure nog aanpassingen in het tijdpad aan te brengen. De hoofdaanvrager wordt hierover geïnformeerd.

Aanvragen die na de deadline zijn ingediend, neemt NWO niet in behandeling.

VoorstellenAndere data die van belang kunnen zijn (zie paragraaf 3.4)

Er worden drie categorieën van deelnemers aan een aanvraag onderscheiden:

• –

  hoofdaanvrager;

• –

  medeaanvrager(s) (alleen in InSync-2 mogelijk);

• –

  cofinancier(s) (niet verplicht).

Deze Call for proposals maakt onderscheid tussen ‘NPP InSync-1’- en ‘NPP InSync-2’-aanvragen:

• –

  NPP InSync-1: in deze aanvragen vraagt alleen een hoofdaanvrager aan en zijn geen medeaanvragers toegestaan. Cofinanciers zijn mogelijk.

• –

  NPP InSync-2: in deze aanvragen is er een hoofdaanvrager en een medeaanvrager bij een andere onderzoeksorganisaties dan die van de hoofdaanvrager. Een tweede medeaanvrager – bij een reeds vertegenwoordigde of een andere instelling – is toegestaan. Het is mogelijk medeaanvrager bij een buitenlandse instelling te betrekken (zie paragraaf 7.1.3). Cofinanciers zijn mogelijk.

Onderzoekers mogen een aanvraag indienen als zij in vaste dienst zijn (en dus een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebben*) of een tenure track-overeenkomst hebben bij één van de onderstaande onderzoeksorganisaties:

• –

  universiteiten en hogescholen zoals bedoeld in artikel 1.8 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en de universiteiten genoemd in de Beleidsregel Universiteiten in het Koninkrijk der Nederlanden;

• –

  universitaire medische centra zoals bedoeld in artikel 1.13 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;

• –

  KNAW- en NWO-instituten;

• –

  TO2-instellingen;

• –

  Rijkskennisinstellingen (RKI’s)6Een overzicht van alle Rijkskennisinstellingen vindt u op: Rijkskennisinstellingen | Rijksoverheid. **;

• –

  het Nederlands Kanker Instituut;

• –

  het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen;

• –

  NCB Naturalis;

• –

  Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL);

• –

  Prinses Máxima Centrum.

* Voor onderzoekers in dienst van een hogeschool en onderzoekers in dienst van een TO2-instituut geldt dat zij ook als aanvrager mogen indienen met een bezoldigd dienstverband voor bepaalde tijd.

** Onderzoekers werkzaam aan Rijkskennisinstellingen mogen alleen als hoofdaanvrager optreden mits hun organisatie na toetsing door NWO voldoet aan de cumulatieve voorwaarden om als onderzoeksorganisatie erkend te worden. Een overzicht van reeds getoetste en erkende Rijkskennisinstellingen vindt u in bijlage 7.3. Voor niet reeds toegelaten Rijkskennisinstellingen geldt de toetsingsprocedure zoals vermeld onder de subparagraaf ‘Toetsing van niet in deze Call genoemde Nederlandse onderzoeksinstellingen’.

Personen met een dienstverband voor bepaalde tijd (anders dan een tenure track en de hierboven genoemde uitzondering voor lectoren en voor onderzoekers in dienst van een TO2-instituut) zijn uitgesloten van indiening, tenzij de volgende situatie zich voordoet: Onderzoekers die zijn aangesteld op een dienstverband voor bepaalde tijd, via een (twee)jaarcontract, maar waarbij de intentie is deze bij goed functioneren een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd aan te bieden komen ook in aanmerking om een aanvraag in te dienen. In dat geval voegt de aanvrager een verklaring van diens werkgever bij, waarin de betreffende organisatie verklaart dat de aanvrager bij goed functioneren een aanstelling voor onbepaalde tijd krijgt en dat het project en alle op het project werkzame personen voor wie subsidie wordt aangevraagd adequaat zullen worden begeleid voor de volledige duur van het project.

Het kan voorkomen dat de tenure track-overeenkomst van hoofdaanvrager of medeaanvrager eindigt vóór de beoogde afrondingsdatum van het project, of dat het vaste dienstverband van de hoofdaanvrager of medeaanvrager eindigt wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. In dat geval dient bij de aanvraag een verklaring van de werkgever te worden toegevoegd. Hierin garandeert de betreffende onderzoeksorganisatie dat het project – en alle op het project werkzame personen voor wie subsidie wordt aangevraagd – adequaat wordt begeleid voor de volledige duur van het project.

Ook hoofd- en medeaanvragers in dienst van een hogeschool, TO2-instituut of Rijkskennisinstelling wiens dienstverband eindigt voor de beoogde afrondingsdatum van het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd, moeten een dergelijke verklaring bijvoegen.

Hoofd- of medeaanvragers met een deeltijdcontract moeten voldoende toezicht garanderen op het project en alle projectleden voor wie financiering wordt aangevraagd.

Personen met een nul-uren-arbeidsovereenkomst zijn uitgesloten van indiening.

Toetsing van niet in deze Call genoemde Nederlandse onderzoeksinstellingen

Hoofdaanvragers (NPP InSync-1 en InSync-2) en medeaanvragers (InSync-2) een kunnen verbonden zijn aan Rijkskenninstellingen die voldoen aan de volgende cumulatieve voorwaarden.

Medeaanvragers in een NPP InSync-2-aanvraag kunnen verbonden zijn aan de onderzoeksorganisaties vermeld in deze paragraaf (paragraaf 3.2.2), en aan andere onderzoeksorganisaties zoals bedoeld in artikel 1.1, lid 4, van de NWO Subsidieregeling 2024 en die voldoen aan de volgende cumulatieve voorwaarden.

De organisatie dient:

• –

  in Nederland gevestigd te zijn;

• –

  een stichting, vereniging of publiekrechtelijke rechtspersoon te zijn (alle andere rechtsvormen, waaronder besloten en naamloze vennootschappen, zijn uitgesloten);

• –

  zich in de hoofdzaak zelf bezig te houden met het op onafhankelijke wijze verrichten van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling;

• –

  te kunnen verklaren dat de organisatie een gescheiden boekhouding voert ten aanzien van economische/niet-economische activiteiten en dat ondernemingen met een beslissende invloed op de organisatie geen preferente toegang krijgen tot de onderzoeksresultaten van de organisatie.

NWO financiert onder deze Call for proposals geen onderzoeksorganisaties die zich in de hoofdzaak bezighouden met het breed verspreiden van de resultaten van die activiteiten door middel van onderwijs, publicaties of kennisoverdracht.

Let op: Voorafgaand aan het indienen van een aanvraag wordt door NWO aan de hand van bovengenoemde voorwaarden getoetst of een organisatie aan artikel 1.1, lid 4, van de NWO Subsidieregeling 2024 voldoet en dus als (mede)aanvrager mag deelnemen. NWO voert deze toets mede uit om te controleren of er geen sprake is van het verlenen van verboden staatssteun.

De organisatie van de beoogde (mede)aanvrager levert ten behoeve van deze toetsing uiterlijk 19 januari 2027 voor 14:00:00 CET per e-mail (npp@nwo.nl) de volgende documenten aan:

• –

  een recent uittreksel van de kamer van koophandel;

• –

  de oprichtingsakte en/of actuele statuten;

• –

  de laatst beschikbare jaarrekening voorzien van een controleverklaring7Organisaties die niet wettelijk verplicht zijn hun jaarrekening te laten controleren, hoeven een dergelijke controleverklaring niet aan te leveren. Zij moeten daarbij wel kunnen aantonen dat deze wettelijke verplichting niet van toepassing is op de betreffende organisatie.;

• –

  de ingevulde Verklaring Onderzoeksorganisatie, beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals.

De documenten worden in het Engels of Nederlands aangeleverd. Het is toegestaan om andere relevante documentatie toe te voegen. Tevens kan NWO om aanvullende informatie vragen als bovenstaande documenten niet voldoende uitsluitsel bieden om te bepalen of de organisatie mag optreden als (mede)aanvrager.

Als de organisatie van de beoogde medeaanvrager binnen een ander NWO-programma is getoetst aan deze voorwaarden, neem dan tijdig voor de genoemde deadline contact op met NWO via het bovengenoemde e-mailadres om af te stemmen of deze organisatie opnieuw moet worden getoetst. Zie ook paragraaf 7.3.

Indien de organisatie van de beoogde (mede)aanvrager de voor de toets op de voorwaarden benodigde stukken niet op tijd aanlevert, kan NWO de betreffende organisatie niet als (mede)aanvrager accepteren.

Medeaanvragers bij buitenlandse onderzoekorganisaties

Het is mogelijk om buitenlandse instellingen te betrekken met een medeaanvrager in NPP InSync-2-aanvragen. Ook hiervoor kan een toetsing nodig zijn. Zie hiervoor paragrafen 3.3.1 en 7.1.3.

De hoofdaanvrager dient de aanvraag in via ISAAC, het elektronische indiensysteem van NWO. Tijdens het beoordelingsproces communiceert NWO met de hoofdaanvrager.

Na toewijzing van een aanvraag wordt de hoofdaanvrager projectleider en aanspreekpunt voor NWO. De onderzoeksorganisatie van de hoofdaanvrager is hoofdbegunstigde en wordt penvoerder.

Aanvullende voorwaarden:

• –

  de hoofdaanvrager mag in deze Call for proposals slechts één aanvraag indienen in de hoedanigheid van hoofdaanvrager;

• –

  de hoofdaanvrager mag daarnaast maximaal één keer als medeaanvrager deelnemen aan een ander onderzoeksvoorstel.

Medeaanvragers hebben een actieve rol bij de uitvoering van het project. De (deel)projectleider(s) en begunstigde(n) zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project.

Aanvullende voorwaarden:

• –

  een medeaanvrager mag in deze Call for proposals maximaal in twee aanvragen als medeaanvrager deelnemen;

• –

  een medeaanvrager dient ten minste te beschikken over een masterdiploma of een gelijkwaardige kwalificatie.

Cofinanciering is binnen deze Call for proposals niet verplicht. Cofinanciers zijn organisaties die deelnemen aan een aanvraag en cash en/of in kind bijdragen aan het project. Cofinanciers ontvangen nooit subsidie van NWO. De voorwaarden omtrent cofinanciering zijn gespecificeerd in paragraaf 3.5.1.

Organisaties waarvan onderzoekers conform de onder in 3.3.1 gegeven beschrijving als hoofdaanvrager deel mogen nemen, mogen in deze niet deelnemen als cofinancier. Een uitzondering hierin wordt gemaakt voor TO2-instituten. Zij mogen in een aanvraag wel deelnemen als cofinancier, mits zij niet ook als hoofd- of medeaanvrager deelnemen.

Het subsidieplafond voor deze Call for proposals bedraagt in totaal € 3.200.000.

Deze Call for proposals maakt onderscheid tussen ‘NPP InSync-1’- en ‘NPP InSync-2’-aanvragen (zie ook sectie 3.2):

• –

  NPP InSync-1: een hoofdaanvrager vraagt één of meerdere personeelsposities (anders dan Vervanging) aan bij één onderzoeksinstelling in Nederland. Per aanvraag kan minimaal € 250.000 en maximaal € 450.000 subsidie aangevraagd worden.

• –

  NPP InSync-2: een hoofdaanvrager vraagt één of meerdere personeelsposities (anders dan Vervanging) aan bij één onderzoeksinstelling in Nederland. Iedere medeaanvrager vraagt één of meerdere personeelsposities (anders dan Vervanging) aan bij diens onderzoeksorganisatie. Per aanvraag kan minimaal € 600.000 en maximaal € 900.000 subsidie aangevraagd worden.

De looptijd van het voorgestelde project moet tussen de 36 en 60 maanden liggen. De startdatum ligt maximaal 12 maanden na het subsidieverleningsbesluit.8De verwachte startdatum ligt dus naar verwachting uiterlijk in juli 2028. De aanvrager en medeaanvragers kunnen kosten opvoeren voor personeel, materieel, investeringen en kennisbenutting. De beschikbare budgetmodules staan hieronder vermeld. Vraag alleen datgene aan wat essentieel is om het project uit te voeren. De tarieven en een toelichting op deze budgetmodules staan in bijlage 7.1.

Voor personeel dat een bijdrage levert aan het project, kan subsidie voor de loonkosten worden aangevraagd. Het bedrag hiervoor is afhankelijk van het type aanstelling en de organisatie waar het personeel werkt. Loonkosten voor (mede)aanvragers zijn niet subsidiabel.

Personeel bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, umc of een onderzoeksorganisatie

Voor personeel dat werkzaam is bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, universitair medisch centrum (umc) of een andere onderzoeksorganisatie, genoemd in artikel 1.1, eerste lid, sub c tot en met h van de NWO Subsidieregeling 2024 kunnen loonkosten worden opgevoerd voor de volgende functies: promovendus, Engineering Doctorate, postdoc, arts-onderzoeker, niet-wetenschappelijk personeel (NWP) en voor de vervanging van de aanvrager(s).

Er kan voor ten hoogste 5% van het subsidiebedrag vervanging worden aangevraagd.

Financiering voor de functie van een Engineering Doctorate (EngD) kan alleen worden aangevraagd als er ook financiering voor een promovendus of postdoc wordt aangevraagd.

Personeel van hogescholen, TO2-instituten en andere onderzoeksorganisaties

Het is mogelijk om loonkosten op te voeren van personeel van hogescholen, TO2-instituten en andere onderzoeksorganisaties. Maximaal 50% van het subsidiebedrag kan worden aangevraagd voor zulke posities.

Studenten

De kosten voor studenten kunt u opvoeren als materiële kosten indien deze ingezet worden voor het project en ze studeren aan een onderzoeksorganisatie genoemd in paragraaf 3.2.2 (zie paragraaf 7.1.4). Er is geen maximum aan het aantal studenten dat kan meewerken in het project.

Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland

Het is mogelijk om loonkosten van buitenlandse onderzoeksorganisaties met een medeaanvrager in een NPP InSync-2-aanvraag op te voeren voor wetenschappelijk personeel. Loonkosten kunnen worden opgevoerd voor de volgende functies: promovendus, postdoc, arts-onderzoeker en voor de vervanging van de medeaanvrager(s).

Er kan maximaal 1 positie (anders dan Vervanging) en dan maximaal 50% van het totale subsidiebedrag worden aangevraagd voor personeel bij onderzoeksorganisaties in het buitenland.

Let op: voorafgaand aan het indienen van de aanvraag wordt door NWO getoetst of de buitenlandse organisatie aan artikel 1.1, leden 4 en 5 van de NWO Subsidieregeling 2024 voldoet (zie paragraaf 3.2 en paragraaf 7.1.3).

Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke materiële kosten. Voor deze kosten geldt een maximum van 25% van het NWO-subsidiebedrag. Van het materiële budget aangevraagd bij NWO mag maximaal 50% worden ingezet voor werk door derden.

Er kan maximaal 50% van het subsidiebedrag voor materieel worden aangevraagd voor onderzoeksorganisaties in het buitenland.

Financiering kan worden aangevraagd voor investeringen in apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen die na afloop van het project economische waarde hebben of kunnen worden hergebruikt. Loonkosten van personeel dat de apparatuur, infrastructuur en andere onderzoeksmiddelen in staat van gereedheid brengt, kunnen niet worden opgevoerd als onderdeel van de investering. Investeringen kunnen alleen worden gedaan bij onderzoeksorganisaties genoemd in paragraaf 3.2.

Er kan per onderzoeksorganisatie maximaal € 500.000 worden aangevraagd voor investeringen.

Financiering kan worden aangevraagd voor activiteiten die bevorderen dat kennis uit het onderzoek wordt benut9Alle activiteiten die worden aangevraagd onder deze budgetmodule moeten passen binnen de definitie van "Activiteiten inzake kennisoverdracht" die door de Europese Commissie wordt gehanteerd in de Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (PbEU 2022, C 414)., om zo de maatschappelijke impact van het onderzoek te vergroten.

Het is mogelijk om maximaal 5% van het subsidiebedrag in te zetten voor deze module. Er kan maximaal 50% van het subsidiebedrag voor kennisbenutting worden aangevraagd voor onderzoeksorganisaties in het buitenland. Het is niet verplicht om van deze module gebruik te maken.

Aanvragers met veldwerkplannen dienen zelf toegang te regelen tot veldwerkfaciliteiten en andere observatiemiddelen. Onderzoekers moeten hun aanvraag in een vroeg stadium coördineren met de operator van de beoogde onderzoeksinfrastructuur. Voor toegang tot veel infrastructuur stellen de beheerders afstemming en goedkeuring van subsidieaanvragen vooraf zelfs verplicht (bijvoorbeeld bij de British Antarctic Survey – zie hieronder). Beoogde operators kunnen hun steun voor een onderzoeksvoorstel uitspreken met een steunbrief (letter of support) die de aanvrager kan uploaden bij indiening van de aanvraag bij NWO.

Houd de website van InSync in de gaten voor het overzicht van de beschikbare onderzoeksfaciliteiten. InSync maakt kansen voor toegang in-persoon of op afstand ook kenbaar in webinars | InSync en de nieuwsbrief | InSync. De centrale InSync-coördinatie-office kan contact leggen met de diverse infrastructuurafdelingen van InSync-partners en -operators. Voor toegang tot de faciliteiten van de British Antarctic Survey en het Dirck Gerritsz Lab kunnen aanvragers contact opnemen met het secretariaat van het Nederlands Polair Programma bij NWO. Zie hoofdstuk 6 voor contactpersonen.

Een andere manier om toegang tot Antarctica of data te regelen is via het Polar Research ?xpp afbreek?>Infrastructure Network | POLARIN. Dit Europese platform verschaft toegang tot een aantal Europese en niet-Europese onderzoeksfaciliteiten, zowel op land als ter zee en in zowel het noord- als zuidpoolgebied. In september 2026 opende een zogenaamde POLARIN Call for Transnational Access met als deadline 29 oktober om 16:00 CET.

Haalbaarheid van toegang tot data en veldwerklocaties, inclusief vergunningen, moet aannemelijk gemaakt worden in de aanvraag. De aanvraag moet een risicoanalyse bevatten en een strategie met uitwijkmogelijkheden, zoals een plan B en plan C, en mitigatiemaatregelen. Het voorstel moet ook ruimte laten om aan te geven hoe het met onvoorziene kansen omgaat.

NWO heeft een samenwerkingsovereenkomst met de British Antarctic Survey (BAS) voor Nederlands onderzoek – in samenwerking met BAS-onderzoekers – dat zich concentreert op en rond Rothera. Dit Britse onderzoeksstation en het aldaar gelegen Nederlandse Dirck Gerritsz Laboratorium | NWO liggen aan de Marguerite Bay aan de zuidwestzijde van het Antarctisch Schiereiland. Deze faciliteiten zijn beschikbaar voor aanvragers van zowel NPP InSync-1- als NPP InSync-2-voorstellen.

Voorstellen met beoogd gebruik van Rothera dienen te passen binnen de kaders van bovengenoemde samenwerking. Het onderzoek dient aan te sluiten bij de thema’s van de wetenschappelijke strategie van het Nederlands Polair Programma (zie paragraaf 2.3.2) en de wetenschappelijke kaders van de British Antarctic Survey voor Rothera. Aanvragen dienen in het voorgestelde onderzoek samen te werken met onderzoekers van de BAS.

Het Dirck Gerritsz Lab, het Bonner Lab, lokaal (mede)gebruik van RIB’s en beperkte andere faciliteiten zijn in principe beschikbaar voor Nederlands onderzoek. Gebruik van deze faciliteiten is tot bepaalde hoogte kosteloos voor aanvragers. Voorstellen in deze Call for proposals kunnen aanspraak maken op maximaal 100 bednachten per project per veldwerkseizoen bekostigd vanuit de samenwerkings-overeenkomst. Meergebruik dient door aanvragers zelf te worden begroot in de aanvraag (module Materiële kosten), tenzij na de deadline en bespreking van de Pre-Award OSPQ’s (zie hieronder) blijkt dat er meer capaciteit beschikbaar voor de aanvragers is. Voor eventuele extra bednachten, gebruik van andere faciliteiten te Rothera (bijv. duikers, Twin Otters), toegang tot andere veldwerklocaties of schepen, of veldwerk in het zuidelijke winterseizoen dienen aanvragers vroegtijdig contact op te nemen met het secretariaat van het NPP en het BAS Logistics Panel (hoofdstuk 6) en mogelijk zelf projectbudget te begroten.

Nederlands veldwerk kan in principe plaatsvinden in het zuidelijke zomerseizoen (doorgaans eind oktober tot begin april). Het eerste mogelijke veldwerkseizoen is de zuidelijke zomer 2028/2029 voor projecten uit deze financieringsronde op/vanuit Rothera. Houd er rekening mee dat Rothera gedurende de komende jaren alleen per schip bereikbaar is.

Er is vanwege de beperkte capaciteit ruimte voor maximaal drie voorstellen die gebruik maken van Rothera voor hun veldwerk. Het beste voorstel dat gebruik maakt van deze faciliteit(en) wordt in ieder geval gehonoreerd, mits dit voorstel voldoet aan de minimumkwalificaties (zie paragraaf 4.2.4).

BAS Pre-Award OSPQ

Voor toegang tot de onderzoeksfaciliteiten van de BAS en het Dirck Gerritsz Laboratorium is een zogenaamde ‘Pre-Award Operational Support and Planning Questionnaire’ (Pre-Award OSPQ) verplicht. Deze moet uiterlijk dinsdag 24 november 2026 worden ingediend via het portal van de BAS.

Het BAS Logistics Panel zal op de Pre-Award OSPQ voorlopige feedback geven en verdere verduidelijking van de veldwerkwensen opvragen, voordat het kan overgaan tot een goed- of afkeuring van een onderzoeksaanvraag in voorbereiding. Een goedkeuring is altijd onder voorbehoud van capaciteit en logistiek.

Bij het indienen van de aanvraag bij NWO met daarin gebruik van BAS-faciliteiten en/of Dirck Gerritsz Lab moet de aanvrager de Pre-Award OSPQ, de feedback van BAS, een samenvatting van de correspondentie met het BAS Logistics Panel en de goedkeuring van BAS Logistics Panel uploaden.

Van toegewezen aanvragen vergt iedere veldwerkcampagne bovendien een aparte jaarlijkse Post-Award OSPQ (zie paragraaf 5.6). Ieder gebruik van Rothera is afhankelijk van de capaciteit en beschikbaarheid van logement, logistiek en uitvoering en kan jaarlijks variëren. Van aanvragers en toegewezen projecten wordt verwacht flexibel te blijven in de planning van veldwerk.

Antarctische vergunningen

Ieder bezoek aan het Antarctisch Verdragsgebied (alle gebieden ten zuiden van 60° zuiderbreedte) is vergunningsplichtig. Afhankelijk van het soort metingen en bemonstering is ofwel een Nederlandse Vergunning Wet bescherming Antarctica vereist, ofwel het onderzoek past binnen een (al dan niet reeds bestaande) vergunning van een andere Verdragspartij, of een aanvullende Nederlandse vergunning is noodzakelijk boven op een vergunning van de andere Verdragspartij. Neem vroegtijdig contact op met de bevoegde autoriteit en vergunningsverlener.

De Nederlandse bevoegde autoriteit en vergunningsverlener is Rijkswaterstaat. Reserveer voor een vergunningsaanvraag ongeveer 7,5 maanden. De deadline voor veldwerk aan het begin van de zuidelijke zomer is daarom doorgaans in maart.

Vergunningsaanvragen voor veldwerk tussen oktober 2027 en april 2028 dienen 15 maart 2027 bij Rijkswaterstaat binnen te zijn. Dit ligt vóór het toe- en afwijzingenbesluit van deze Call for proposals. Om ook veldwerk in de zuidelijke zomer 2027/2028 reeds mogelijk te maken, kunnen onderzoekers met beoogd Antarctisch veldwerk in die periode een concept-vergunningsaanvraag op basis van de lopende onderzoeksaanvraag indienen. Deze uitzondering is uitsluitend voor de Nederlandse vergunning Wet bescherming Antarctica geregeld. Voor veldwerk dat pas na april 2028 van start gaat, kan men wachten met de vergunningsaanvraag tot na de besluitvorming van deze Call for proposals.

NWO werkt met het systeem ISAAC. Begin tijdig met de aanvraag in ISAAC.

Voor het opstellen van uw aanvraag doorloopt u de volgende stappen:

• –

  maak een account aan of update indien nodig de gegevens als u al een account heeft;

• –

  download het aanvraagformulier en de formats voor bijlagen in ISAAC;

• –

  sla het ingevulde aanvraagformulier op als pdf en dien het in ISAAC in. Dien apart de bijlage(n) in;

• –

  in ISAAC vult u daarnaast de gevraagde gegevens in, onder andere de disciplinecodes | NWO en de publiekssamenvatting in het Nederlands en Engels. De publiekssamenvatting publiceert NWO bij het nieuwsbericht over de toewijzingen van de subsidie, bedraagt 50–100 woorden en moet toegankelijk geschreven zijn voor een bredere doelgroep. De wetenschappelijke samenvatting wordt niet gepubliceerd vanwege intellectueel eigendom;

• –

  nieuwe organisatie aanmelden die niet in de database van ISAAC staat? Dit kan tot 5 werkdagen voor de deadline via relatiebeheer@nwo.nl;

• –

  de aanvraag is geschreven in het Engels.

Voorzie de aanvraag van de volgende verplichte bijlage door deze te uploaden in ISAAC:

• –

  begroting (Excel-bestand);

• –

  formulier ‘Statements and signature’ (pdf).

Voorzie de aanvraag van de volgende verplichte bijlagen, indien van toepassing op de aanvraag, door deze te uploaden in ISAAC:

• –

  verklaring cofinanciering (pdf);

• –

  verklaring aanstelling en projectbegeleiding (pdf);

• –

  steunbrief van logistieke operator, zoals een goedgekeurde Pre-Award OSPQ van de British Antarctic Survey, een bevestiging van een in behandeling genomen aanvraag in de POLARIN ‘Call for Transnational Access’ en/of een vergelijkbare verklaring voor toegang tot veldwerk- of observatiefaciliteiten (één pdf per operator/InSync-partner).

Gebruik voor de bijlagen alleen de door NWO aangeboden templates als die beschikbaar zijn. Andere bijlagen dan hierboven vermeld zijn niet toegestaan. Alle bijlagen, met uitzondering van de begroting, dienen als pdf-bestand (zonder beveiliging) te worden ingediend. De begroting moet als Excel-bestand worden ingediend in ISAAC.

Documentatie, zoals formats voor indiening van de aanvraag, is ook beschikbaar via de financieringspagina van deze ronde op de NWO-website.

Voor vragen over ISAAC kan de handleiding ISAAC worden geraadpleegd (te vinden via de knop ‘help’ in ISAAC) of kan er contact worden opgenomen met de ISAAC-helpdesk. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur op telefoonnummer +31 (0) 70 34 40 600. Mailen kan naar isaac.helpdesk@nwo.nl. Een reactie volgt binnen twee werkdagen.

Cofinanciering is in deze Call for proposals niet verplicht. Het is wel mogelijk cofinanciers toe te voegen in de aanvraag. Onderscheid wordt gemaakt tussen cash cofinanciering (te innen door de hoofdaanvrager), die dient als dekking voor de begroting van de projectactiviteiten beschreven in de aanvraag, en cofinanciering in kind, die kan bestaan uit personele en/of materiële inbreng van de betrokken organisaties.

Op alle aanvragen is de Regeling Cofinanciering | NWO van toepassing.

Aanvullende definities:

• –

  cofinanciering in kind: gekapitaliseerde personele en/of materiële bijdragen van gebruikers;

• –

  cash cofinanciering wordt gebruikt ter dekking van een deel van de totale projectkosten en vormt samen met de door NWO verstrekte subsidie de benodigde financiële middelen.

Voor cofinanciering gelden de volgende uitgangspunten:

• –

  NWO is hoofdfinancier van een aanvraag. Aanvragen waarbij de cofinanciering van de cofinanciers meer dan 49% van de totale projectkosten bedraagt, worden niet in behandeling genomen;

• –

  in kind bijdragen worden alleen geaccepteerd onder de voorwaarde dat het gedeelte dat door de cofinancier wordt ingebracht integraal onderdeel is van de projectactiviteiten en als identificeerbare inspanning kan worden gevolgd of aangemerkt. Bij vragen kan NWO verzoeken om nadere motivering en bewijsstukken van de gehanteerde tarieven en eveneens om aanpassing. Daarnaast mogen eventuele in kind bijdragen in de vorm van diensten en know how niet reeds bij de onderzoeksorganisatie(s) van de aanvrager(s) beschikbaar of voorhanden zijn;

• –

  voor het kapitaliseren van de personele inbreng (mensuren) aan een project worden vaste integrale uurtarieven gebruikt. Voor de tarieven, zie de Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 onder 2.2 ‘gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’. Hierbij dient het tarief te worden gebruikt dat de werkelijke loonkosten het dichtst benadert;

• –

  cash cofinanciering, is het netto bedrag dat een cofinancier betaalt aan de aanvrager. De aanvrager factureert cash cofinanciering en eventuele btw aan de cofinancier.

Niet toelaatbaar als cash/in kind cofinanciering zijn10Niet toelaatbare cofinanciering is beschreven in de Regeling Cofinanciering, artikel 6. :

• –

  door NWO verstrekte subsidie;

• –

  cofinanciering mag niet afkomstig zijn van partijen die op grond van deze Call for proposals een aanvraag bij NWO kunnen indienen;

• –

  kosten m.b.t. overhead, begeleiding, consultancy.

Verklaring cofinanciering deelnemende cofinanciers

In een verklaring cofinanciering spreekt de cofinancier financiële steun uit aan het project en bevestigt deze de toegezegde cofinanciering. Verklaringen cofinanciering van cofinanciers, welke genoemd worden in de aanvraag, zijn verplicht als bijlagen bij het indienen van de aanvraag. De verklaring cofinanciering moet zijn ondertekend door een tekenbevoegd persoon van de cofinancier. NWO stelt een verplicht format voor de verklaring cofinanciering beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals op de NWO-website en in ISAAC.

In geval van toewijzing van de aanvraag dient de cofinancier zijn bijdrage(n) te bevestigen in de consortiumovereenkomst. In deze overeenkomst worden ook verdere afspraken gemaakt tussen de cofinancier(s) en de aanvrager(s). (Zie paragraaf 5.1.3).

Verantwoording cash cofinanciering en cofinanciering in kind

De verhouding tussen cofinanciering (zowel cash als in kind) en de door NWO verstrekte subsidie in deze Call for proposals is van toepassing vanaf het indienen van een aanvraag tot en met de vaststelling van de subsidie. Cash cofinanciering heeft invloed op het subsidiebedrag dat NWO verstrekt omdat zowel de bijdrage van NWO als cash cofinanciering voor dezelfde project specifieke kosten gebruikt worden (in tegenstelling tot cofinanciering in kind).

Ambtshalve indexeren (zie bijlage 7.2) als gevolg van andere geldende tarieven na indiening heeft geen invloed op de verhouding en cofinancieringseis voor de NWO-bijdrage. NWO gaat daarvoor uit van de verhouding in de door NWO geaccepteerde aanvraagbegrotingen.

Na afsluiting van een project, wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld aan hand van de eindverantwoording, de financiële voorwaarden en de verhouding cofinanciering zoals aanwezig in de aanvraagbegroting.

In geval van gedeeltelijk geleverde cash cofinanciering (door onvoorziene omstandigheden, zoals faillissementen) gaat NWO voor haar bijdrage uit van de oorspronkelijke subsidieverlening, rekening houdend met de wel geleverde cash cofinanciering en de geldende minimale cofinancieringseis, indien deze van toepassing is.

Cash cofinanciering boven de cofinancieringseis heeft invloed op de gehanteerde verhouding tussen cofinanciering en door NWO verstrekte subsidie. Indien een project cash cofinanciering kent boven de cofinancieringseis en er bij vaststelling sprake is van gedeeltelijk geleverde cash cofinanciering, is de NWO-bijdrage nooit meer dan de oorspronkelijke bijdrage uit de subsidieverlening. De verhouding van de NWO-bijdrage is dan maximaal de bijdrage die volgt uit de cofinancieringseis.

Te allen tijde dient NWO op de hoogte gesteld worden van problemen in verwachte cofinanciering (cash en/of in kind). Naast financiële gevolgen voor een project, kan NWO ook adequate wijzigingen in een project verlangen als wijzigingsverzoek, zodat het onderzoek naar beste vermogen vervolgd kan worden.

NWO toetst een aanvraag op alle in deze Call for proposals gestelde voorwaarden, inclusief onderstaande voorwaarden. Alleen als de aanvraag aan deze voorwaarden voldoet, wordt de aanvraag in behandeling genomen.

Voorwaarden:

• –

  de aanvraag is ontvangen voor de gestelde deadline;

• –

  de hoofdaanvrager, en in geval van NPP InSync-2-aanvragen de medeaanvrager(s), voldoet/voldoen aan de in paragraaf 3.2 en paragraaf 7.1.3 gestelde voorwaarden;

• –

  indien van toepassing: de cofinanciers voldoen aan de in paragraaf 3.5.1 gestelde voorwaarden;

• –

  de aanvraag voldoet aan de DORA richtlijnen zoals beschreven in paragraaf 4.3.4;

• –

  de aanvraag is opgesteld met gebruikmaking van de formulieren die beschikbaar zijn gesteld in ISAAC en op de financieringspagina (webpagina) van deze ronde op de NWO-website;

• –

  de datamanagementparagraaf is ingevuld (hiermee maken aanvragers kenbaar hoe met data voortkomend uit het onderzoek wordt omgegaan);

• –

  het aanvraagformulier en de verplichte bijlagen zijn, na eventueel eenmalig verzoek tot aanvulling of wijziging, juist, compleet en volgens de instructies ingevuld;

• –

  de aanvraag is ingediend via het ISAAC-account van de hoofdaanvrager;

• –

  de aanvraag is in het Engels opgesteld;

• –

  de aanvraag voldoet aan de eisen ten aanzien van de pagina- dan wel woordlimiet;

• –

  de begroting in de aanvraag is volgens de voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld (gebruikmakend van het beschikbaar gestelde format dat de meest recente tarieven bevat);

• –

  indien van toepassing: de cofinanciering is, na eventueel verzoek tot aanvulling of wijziging, correct en volledig toegezegd middels verklaringen cofinanciering;

• –

  het voorgestelde project heeft een looptijd van minimaal 36 en maximaal 60 maanden.

In het aanvraagformulier kunnen aanvullende voorwaarden, toelichtingen, werkwijzen en vragen staan die nodig zijn om het formulier correct te kunnen invullen.

In behandeling nemen en administratieve correcties

Zo snel mogelijk nadat de benodigde stukken zijn ingediend, ontvangt de aanvrager bericht of NWO de aanvraag in behandeling neemt. Houd er rekening mee dat NWO de aanvrager binnen twee weken na de indieningsdeadline kan benaderen om eventuele administratieve correcties door te voeren om (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening.

De aanvrager krijgt één keer de gelegenheid om binnen maximaal vijf werkdagen de correcties door te voeren. Als blijkt dat gecorrigeerde stukken wederom niet volledig en/of juist zijn, neemt NWO de aanvraag niet in behandeling.

Informeren eigen onderzoeksorganisatie

NWO gaat ervan uit dat aanvragers de onderzoeksorganisatie waar zij werkzaam zijn hebben geïnformeerd over het indienen van de aanvraag en dat de organisatie de subsidievoorwaarden van deze Call for proposals aanvaardt. Tijdens het aanvraagproces communiceert NWO met de hoofdaanvrager.

In dit hoofdstuk staat informatie over de beoordelingsprocedure van een aanvraag.

De beoordeling vindt plaats aan de hand van inhoudelijke beoordelingscriteria en gaat van start nadat een aanvraag in behandeling is genomen. NPP InSync-1 en NPP InSync-2-aanvragen worden op dezelfde wijze in één ranking door één commissie beoordeeld. Beide typen aanvragen worden inhoudelijk beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:

• 1.

  Wetenschappelijke kwaliteit van de aanvraag (weegt 40% mee in de beoordeling)

• 2.

  Toegevoegde waarde voor Antarctica InSync en impact (weegt 40% mee in de beoordeling)

• 3.

  Kwaliteit van de onderzoeker(s) (weegt 20% mee in de beoordeling)

• 4.

  Haalbaarheid en uitvoerbaarheid van de dataverzameling (voldoende of onvoldoende)

Criterium 1: Wetenschappelijke kwaliteit van de aanvraag

Hieronder vallen onder andere:

• –

  helderheid van voorstel, vraagstelling en doelstellingen;

• –

  wetenschappelijk vernieuwende en/of grensverleggende elementen van onderzoeksvoorstel;

• –

  wetenschappelijke benadering: (uitdaging in) de aanpak en haalbaarheid hiervan;

• –

  doeltreffendheid van de voorgestelde methodologie en/of de investering;

• –

  onderbouwing van het aangevraagde budget.

Criterium 2: Toegevoegde waarde voor Antarctica InSync en impact

Hieronder vallen onder andere:

• –

  aansluiting bij de doelstelling van deze Call for proposals en Antarctica InSync;

• –

  inhoudelijke aansluiting bij één of meerdere thema’s van Antarctica InSync en een duidelijke

• –

  onderbouwing voor de keuze van de thema’s;

• –

  aansluiting van het werkplan en de onderzoeksopzet bij de gekozen thema’s van InSync;

• –

  aansluiting bij onderzoeksprojecten van de partners op ditzelfde onderwerp in het kader van InSync of ander Antarctisch onderzoek in hetzelfde tijdsbestek;

• –

  de potentie voor wetenschappelijke impact op de korte en lange termijn;

• –

  indien de aanvraag ook specifiek maatschappelijke impact beoogt: de potentie voor maatschappelijke impact op de korte en lange termijn;

• –

  een ambitieuze visie en passende strategie op de manier(en) waarop het voorgestelde onderzoek bijdraagt aan wetenschappelijke en, indien de aanvraag dit beoogt, maatschappelijke impact;

• –

  ongeacht de gekozen impactfocus: op welke manier tijdens de looptijd van het project proportionele aandacht gegeven wordt aan het vergroten van (onvoorziene) kansen voor maatschappelijke impact.

Criterium 3: Kwaliteit van de onderzoeker(s)

In het geval van een NPP InSync-1-aanvraag betreft dit alleen de hoofdaanvrager. In het geval van een NPP InSync-2-aanvraag betreft dit de hoofd- en medeaanvrager(s).

Onder dit criterium vallen onder andere:

• –

  passende expertise van de betrokken onderzoeker(s);

• –

  de kwaliteit van het (inter)nationale netwerk en het samenwerkingsvermogen van de onderzoeker(s);

• –

  in geval van veldwerk: ervaring met veldonderzoek in afgelegen of onherbergzame gebieden;

• –

  in het geval van een NPP InSync-2: de duidelijke meerwaarde van de samenwerking tussen de aanvragers. Het geheel van de samenwerking is meer dan de som van de individuele onderzoekers.

• –

  in het geval van een NPP InSync-2 met een of meerdere buitenlandse medeaanvrager(s): de aanvraag onderbouwt overtuigend hoe de onderzoeker van de buitenlandse onderzoeksorganisatie specifieke expertise aan het project bijdraagt die in Nederland niet beschikbaar is op het niveau dat voor het project noodzakelijk is.

Criterium 4: Haalbaarheid en uitvoerbaarheid van de dataverzameling

Hieronder vallen onder andere:

• –

  een haalbare en goed uitvoerbare logistiek om op de beoogde veldwerklocaties volgens de beoogde tijdlijn te komen en daar veldwerk te doen;

• –

  verschillende alternatieven en risico-analyse (contingency plan) voor de uitvoering van beoogd veldwerk in Antarctica via infrastructuur van internationale partners;

• –

  in geval van werken met bestaande data of data verzameld door derden: toegang tot data is aannemelijk;

• –

  toegang tot de benodigde apparatuur is aannemelijk;

• –

  de onderzoeker(s) is/zijn betrokken in Antarctica InSync of maakt/maken concreet hoe dit zal plaatsvinden;

• –

  het voorstel maakt de haalbaarheid van het verkrijgen van benodigde vergunningen aannemelijk.

Criteria 1, 2 en 3 krijgen een score. Hierbij wordt de NWO-scoretabel gehanteerd op een schaal van 1 tot 9, waarbij ‘1’ excellent is en ‘9’ ontoereikend. Voor meer informatie over de kwalificaties zie Financiering aanvragen, hoe werkt dat? | NWO. Criterium 4 wordt door de beoordelingscommissie beoordeeld met een voldoende of onvoldoende.

Alle aanvragen ontvangen een gewogen gemiddelde totaalscore op de beoordelingscriteria 1, 2 en 3 en worden op basis van deze score in prioritering gezet. In rondes met vijf of meer aanvragen worden de scores van de leden van de beoordelingscommissie genormaliseerd om tot een prioritering te komen. NWO past normalisatie toe op basis van de mediaan en de gemiddelde deviatie.

Om in aanmerking te komen voor subsidie dient een aanvraag op elk van de beoordelingscriteria 1, 2 en 3 de kwalificatie ‘zeer goed’ of ‘excellent’ te scoren en op beoordelingscriterium 4 een voldoende te scoren.

De beoordelingsprocedure van de aanvraag bestaat uit de volgende stappen (zie het tijdpad in paragraaf 3.1):

• –

  peer review door referenten;

• –

  weerwoord;

• –

  preadvisering beoordelingscommissie;

• –

  vergadering van de beoordelingscommissie;

• –

  besluitvorming.

Voor deze ronde wordt een externe, onafhankelijke beoordelingscommissie ingesteld door de raad van bestuur van NWO. De leden hiervan zijn afkomstig uit de wetenschap met brede kennis van het vakgebied. De taak van de beoordelingscommissie is om de ingediende aanvragen te beoordelen aan de hand van de beoordelingscriteria. Iedere aanvraag wordt op zichzelf staand beoordeeld.

Commissieleden beoordelen zowel type NPP InSync-1 als NPP InSync-2-aanvragen.

Toegang tot veel veldfaciliteiten vereist een toetsing door de beoogde operator vóór indiening van de subsidieaanvraag. Zie paragraaf 2.3.

Voordat de beoordelingscommissie zich over de aanvraag buigt, vraagt NWO eerst input van tenminste twee externe referenten. Dit zijn onafhankelijke adviseurs die deskundig zijn op het onderwerp van de aanvraag. Zij beoordelen de aanvraag op basis van de beoordelingscriteria in de Call for proposals (zie paragraaf 4.1). De datamanagementparagraaf wordt niet beoordeeld door referenten, zij kunnen wel advies geven met betrekking tot de datamanagementparagraaf

Een aanvrager kan maximaal drie personen opgeven die niet als referent mogen worden benaderd. Aanvragers kunnen deze personen opgeven in ISAAC, tegelijk met het indienen van de aanvraag. NWO zal deze zogenoemde non-referenten niet benaderen.

De hoofdaanvrager ontvangt de geanonimiseerde referentenrapporten. Hierop is weerwoord mogelijk. De deadline voor het indienen van het weerwoord via ISAAC is vijf werkdagen na ontvangst van de referentenrapporten. Na deze deadline wordt een weerwoord niet meegenomen in de verdere procedure. Na ontvangst van het referentenrapport kan de aanvrager kiezen de aanvraag in te trekken via ISAAC en dit zo snel mogelijk per e-mail aan NWO te melden. Zie contactgegevens in hoofdstuk 6.

De aanvraag, de referentenrapporten en het weerwoord worden voor commentaar voorgelegd aan de beoordelingscommissie. Daarbinnen worden per aanvraag bij voorkeur minstens twee preadviseurs aangewezen. De preadviseurs geven schriftelijk een inhoudelijk en beargumenteerd commentaar op de aanvraag. Zij formuleren dit commentaar aan de hand van de inhoudelijke beoordelingscriteria (zie paragraaf 4.1) en geven de aanvraag per beoordelingscriterium een cijfermatige score. Zie paragraaf 4.1.

De datamanagementparagraaf wordt niet beoordeeld en daarom ook niet meegewogen in de beslissing om een aanvraag al dan niet toe te wijzen. De beoordelingscommissie kan wel advies geven met betrekking tot de datamanagementparagraaf.

De beoordelingscommissie maakt op basis van het beschikbare materiaal een eigen afweging. Hierbij geldt dat de referentenrapporten en preadviezen in belangrijke mate richtinggevend zijn voor de uiteindelijke beoordeling, maar de beoordelingscommissie neemt deze niet per se onverkort over. De beoordelingscommissie weegt de argumenten van de referenten en preadviseurs (ook onderling) en bekijkt of in het weerwoord een goede reactie is geformuleerd op de kritische opmerkingen uit de referentenrapporten en preadviezen. De beoordelingscommissie heeft bovendien, anders dan de referenten, zicht op de kwaliteit van de overige ingediende aanvragen en weerwoorden. Dit brengt met zich mee dat de beoordelingscommissie tot een andere beoordeling kan komen dan de referenten. De beoordelingscommissie geeft alle aanvragen een eindscore, afgerond op twee decimalen.

De scores leiden tot een rangschikking van voorstellen op basis van de inhoudelijke beoordelingscriteria (paragraaf 4.1). De beoordelingscommissie stelt naar aanleiding van de bespreking een schriftelijk advies op aan de raad van bestuur van NWO over de kwaliteit van de aanvragen. Dit advies baseert zij op de beoordelingscriteria en onderstaande prioriteringen.

Als na de bespreking van de aanvragen dat twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen totaalscore niet van elkaar te onderscheiden zijn, en de prioriteringscriteria bieden geen uitsluitsel, dan is er sprake van een ex aequo-situatie. Zie paragraaf 4.3.7.

Prioriteringen in het selectieadvies

De volgende prioritering is van toepassing: de aanvragen worden voor honorering voorgedragen op basis van de positie in de rangschikking, met uitzondering van de hoogst gerankte subsidiabele subsidieaanvraag waarin gebruik van het Dirck Gerritsz Lab en/of Rothera wordt voorgesteld: deze wordt ongeacht positie in de rangschikking in ieder geval voor honorering voorgedragen. Er kunnen vanwege de beperkte capaciteit in totaal maximaal drie projectvoorstellen worden gefinancierd waarin gebruik van het Dirck Gerritsz Lab en/of Rothera wordt voorgesteld.

Indien het resterende budget niet voldoende is om de eerstvolgende subsidiabele aanvraag/aanvragen op de ranking voor honorering voor te dragen, kan de commissie adviseren de eerstvolgende subsidiabele passende aanvraag in de ranking die past binnen het resterende budget voor honorering voor te dragen.

Er wordt in deze Call for proposals geen rekening gehouden met thematische spreiding van de voorstellen in het selectieadvies. Een uitzondering hierop geldt wanneer er sprake is van een ex aequo-situatie (paragraaf 4.3.7).

Voor de besluitvorming toetst de raad van bestuur van NWO de gevolgde procedure en het advies van de beoordelingscommissie. De definitieve kwalificaties worden vastgesteld en over de toe- en afwijzing van de aanvragen wordt besloten. De aanvrager ontvangt na dit besluit van NWO bericht of de aanvraag is toegewezen of afgewezen. De aanvrager ontvangt ook een brief (per e-mail) met daarin het besluit.

Onderstaande richtlijnen en kaders zijn van toepassing tijdens de beoordeling van uw aanvraag.

Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen en betrokken NWO-medewerkers is de Code Persoonlijke Belangen | NWO van toepassing.

Het gebruik van generatieve AI is volledig uitgesloten bij de beoordeling van een aanvraag. Dit geldt ook voor het gebruik van GAI als taalhulp of om beoordelingen en/of aanvraagdocumenten te vertalen. Meer informatie over het beleid op generatieve AI vindt u op de website (NWO-beleid op het gebruik van generatieve artificial intelligence (GAI) | NWO)

NWO streeft naar een inclusieve cultuur, waarin geen plaats is voor bewuste of onbewuste barrières vanwege culturele, etnische of religieuze achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, gezondheid of leeftijd (Diversiteit en inclusie | NWO). NWO biedt referenten en leden van een beoordelingscommissie handvatten voor het inclusief beoordelen bij de schriftelijke beoordeling en bij de vergadering van de beoordelingscommissie (Inclusief beoordelen | NWO).

NWO hanteert bij het beoordelen van het wetenschappelijke track record van aanvragers een brede definitie van wetenschappelijke output.

NWO verzoekt de beoordelingscommissie en referenten bij de beoordeling van de aanvragen niet af te gaan op indicatoren als de Journal Impact Factor of de h-index. Deze mogen niet worden vermeld in de aanvraag. Wel mogen naast publicaties ook andere wetenschappelijk producten worden vermeld, zoals datasets, patenten, software, code enzovoort.

De basis voor dit beleid ligt in de ‘San Francisco Declaration on Research Assessment’ (DORA), ondertekend door NWO. DORA is een wereldwijd initiatief dat beoogt de manier te verbeteren waarop onderzoek en onderzoekers worden beoordeeld. DORA bevat aanbevelingen voor onderzoeksfinanciers, onderzoeksorganisaties, wetenschappelijke tijdschriften en andere partijen.

In de Nationale leidraad kennisveiligheid hebben de Nederlandse kennissector (waaronder NWO) en verschillende onderdelen van de rijksoverheid handvatten vastgelegd voor wie binnen onderzoeksorganisaties te maken heeft met internationale samenwerking en daarbij kansen en (veiligheids-)risico’s tegen elkaar moet afwegen. Bij de aanpak van kennisveiligheid binnen Nederland staat zelfregulering door de kennissector centraal.

NWO verwacht van aanvragers dat zij zich conformeren aan het kennisveiligheidsbeleid van de onderzoeksorganisatie. Indien NWO signalen ontvangt dat een aanvraag of toegewezen project kennisveiligheidsrisico’s met zich meebrengt, kan NWO de aanvrager of projectleider verzoeken inzicht te geven in de risico mitigerende maatregelen. Daarnaast kan NWO besluiten om in het subsidieverleningsbesluit nadere voorwaarden op te nemen ter bescherming van de kennisveiligheid.

De Nationale leidraad kennisveiligheid vindt u op de website van de rijksoverheid: Home | Loket Kennisveiligheid.

Aanvragers die gedurende de beoordelingsprocedure verhinderd zijn om tijdig de benodigde input te leveren kunnen mogelijk een beroep doen op de Tegemoetkomingsregeling bij overmacht | NWO.

Onder ex aequo verstaat NWO de situatie waarin twee of meer aanvragen op basis van hun gewogen score niet van elkaar te onderscheiden zijn. Een ex aequo-situatie is relevant rondom de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens. Of er sprake is van een ex aequo-situatie wordt als volgt bepaald. Het uitgangspunt is de door de beoordelingscommissie opgestelde prioritering, met eindscores afgerond op 2 decimalen. De referentiescore is de score van de laagst geprioriteerde aanvraag binnen de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens. Alle aanvragen met een score die 0,05 of minder van de referentiescore afliggen, worden in overweging genomen. Zo worden de aanvragen geselecteerd die binnen 0,10 gelijk zijn.

Indien een ex aequo-situatie zich voordoet op de grens van het subsidieplafond of de selectiegrens, wordt eerst gekeken naar de thematische spreiding binnen de voorstellen die boven de referentiescore scoren, met dien ten verstande dat het voorstel dat een InSync-thema bestrijkt dat nog niet vertegenwoordigd is in de selectie als hoogste zal eindigen. Als de ex aequo-situatie daarmee niet wordt doorbroken, zal de aanvraag met de hoogste score op het criterium ‘Wetenschappelijke kwaliteit van het voorstel’ als hoogste eindigen. Als de ex aequo-situatie daarmee niet wordt doorbroken, zal de aanvraag met de hoogste score op het criterium ‘Kwaliteit van de onderzoeker(s)’ als hoogste eindigen. Als de ex aequo-situatie daarmee niet wordt doorbroken, zal de aanvraag met de hoogste score op het criterium ‘Toegevoegde waarde voor Antarctica InSync en impact’ als hoogste eindigen.

Als ook dan aanvragen gelijk eindigen bepaalt de beoordelingscommissie met behulp van een (anonieme) meerderheidsstemming de prioritering (conform artikel 2.2.6, vijfde lid van de NWO Subsidieregeling 2024). Als ook stemming geen uitsluitsel biedt, of niet gewenst is, wordt de ex aequo-situatie doorgestuurd naar de raad van bestuur van NWO.

In dit hoofdstuk staan de voorwaarden en verplichtingen die gelden na toewijzing van de subsidie. Dit hoofdstuk is hoofdzakelijk relevant voor aanvragers van toegewezen aanvragen.

Na toewijzing van een aanvraag wordt de hoofdaanvrager automatisch de projectleider en het aanspreekpunt voor NWO. De onderzoeksorganisatie van de projectleider is de begunstigde en wordt penvoerder. De projectleider en penvoerder zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project. Medeaanvragers hebben een actieve rol bij de uitvoering van het project en worden medeprojectleiders.

De projectleider van het project ontvangt namens de raad van bestuur van NWO een subsidieverleningsbesluit. Daarin staan ook specifieke formulieren of richtlijnen vermeld. Het startformulier, het datamanagementplan en (voor projecten met cofinanciering) de consortiumovereenkomst dienen voor aanvang van het project te worden ingediend. Zonder deze documenten mag het project niet starten. De subsidie wordt uitbetaald in termijnen nadat aan alle startvoorwaarden is voldaan.

Om de start van het project aan te geven, dient gebruik te worden gemaakt van het startformulier. Het startformulier wordt tegelijk met het subsidieverleningsbesluit aan de projectleider gestuurd.

Projectleiders kunnen anderen machtigen om administratieve acties voor hun project uit te voeren in het ISAAC systeem. Meer informatie over de machtigingsregeling voor projectleiders staat hier: Machtigingsregeling voor projectleiders | NWO.

Bij goed onderzoek hoort verantwoord datamanagement | NWO. Voorafgaand aan de start van het project werkt de projectleider de datamanagementparagraaf (zie paragraaf 3.5) uit tot een data?xpp afbm?>managementplan. Als er door referenten en de beoordelingscommissie advies gegeven is over datamanagement, dan kan daarvan gebruik worden gemaakt. De projectleider beschrijft in het plan of er gebruik gemaakt wordt van bestaande data of dat het om een nieuwe dataverzameling gaat en hoe de dataverzameling dan FAIR – vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar – gemaakt wordt.

Het datamanagementplan moet worden afgestemd met een datasteward of vergelijkbare functionaris van de onderzoeksorganisatie waar het project wordt uitgevoerd. Het datamanagementplan moet voor de startdatum van het project via ISAAC bij NWO worden ingediend. NWO beoordeelt het plan. Goedkeuring van het datamanagementplan door NWO is een voorwaarde voor de subsidieverlening. Het plan kan tijdens het onderzoek worden bijgesteld.

Projecten met cofinanciers vereisen een consortiumovereenkomst.

In de consortiumovereenkomst worden afspraken vastgelegd over intellectueel eigendom en publicatie, kennisoverdracht, geheimhouding, betalingen van cofinanciering en voortgangs- en eindverslagen. De NWO-consortiumovereenkomst is beschikbaar in het Nederlands en in het Engels.

De consortiumovereenkomst wordt aangegaan door alle projectpartners en ondertekend door tekenbevoegde personen binnen de betrokken organisaties en dient via ISAAC te worden ingediend voordat het project mag starten. De verantwoordelijkheid voor het regelen van de consortiumovereenkomst ligt bij de aanvrager.

NWO beoogt enerzijds dat de onderzoeksresultaten van door NWO gefinancierde projecten publiekelijk toegankelijk zijn, en anderzijds dat de verdere ontwikkeling van de onderzoeksresultaten wordt gestimuleerd door partijen de mogelijkheid te bieden om deze te exploiteren. Daarbij kan het wenselijk zijn om intellectuele eigendomsrechten over te dragen of een licentie te verlenen aan (één van) de bij het project betrokken private partijen. Het uitgangspunt is dat alle onderzoeksresultaten kunnen worden gepubliceerd met inachtneming van afspraken over publicatieprocedures. Dit wordt bepaald in de consortiumovereenkomst.

Tijdens de loop van het project houdt de projectleider NWO op de hoogte van de voortgang. Dit gebeurt op verschillende manieren.

NWO vraagt periodiek de voortgang van een project op. De projectleider ontvangt tijdig per e-mail een verzoek voor het opstellen en indienen van een voortgangsverslag, inclusief de deadline voor indiening. Een voortgangsverslagsjabloon is online beschikbaar. Indien er een afwijkend voortgangsverslagsjabloon voor het project geldt, krijgt de projectleider daar informatie over. Omdat voor deze ronde een Impact Outlook benadering van toepassing is, wordt de projectleider gevraagd om langs de lijnen van deze benadering over maatschappelijke impact te rapporteren.

Na toewijzing van de aanvraag stelt NWO een nationaal InSync-comité in, die de Nederlandse bijdrage aan InSync coördineert. Dit comité bestaat uit de toegewezen aanvragers in deze Call for proposals en andere onderzoekers die (met andere financiering) bijdragen aan InSync.

Projecten worden aangemoedigd actief deel te nemen aan internationale InSync-evenementen en werkgroepen. Ze kunnen door NWO gevraagd worden om Nederland daar te vertegenwoordigen.

Er worden bijeenkomsten door NWO mede-georganiseerd waarbij de projectleider en projectpartners aanwezig moeten zijn. Dit betreffen de jaarlijkse bijeenkomst van Nederlandse vertegenwoordigers in InSync, SCAR, IASC en vergelijkbaar commissie- of werkgroepverband, voor zover (de Nederlandse vertegenwoordiging is) ingesteld of beheerd door NWO. Projecten worden aangemoedigd in niet aan NWO gelieerde commissies of werkgroepen deel te nemen, waaronder die onder ATCM en CEP, CCAMLR, WMO of Arctische/mondiale tegenhangers.

Wanneer NWO onderzoekers uitnodigt om Nederland te vertegenwoordigen dekt NWO hiervan de reis- en verblijfskosten. Deelname op eigen initiatief dienen onderzoekers op andere manieren te bekostigen, bijvoorbeeld door hiervoor middelen te reserveren in de aanvraagbegroting.

In juni 2028 is Nederland gastland van de Antarctic Treaty Consultative Meeting (ATCM). De toegekende InSync-projecten wordt gevraagd beschikbaar te zijn om een bijdrage te leveren aan deze conferentie, bijvoorbeeld aan een flankerend wetenschappelijk programma. Zie ook paragraaf 2.1.1.

Het Nederlands Polair Programma organiseert jaarlijks de NL Polaire Dag. Projectbetrokkenen zijn van harte uitgenodigd hieraan deel te nemen en mee te denken over de opzet van dit evenement.

Projecten met veldwerk op Rothera zijn verplicht deel te nemen aan vergaderingen van de Dirck Gerritsz gebruikerscommissie (online) en zijn uitgenodigd voor de (twee)jaarlijkse NPP-BAS Science Days.

NWO wil op de hoogte blijven van alle output die het onderzoek oplevert, zowel wetenschappelijk als voor het brede publiek. Op de NWO-website is meer informatie te vinden over verschillende soorten output. Projectleiders kunnen deze output indienen via het ISAAC-systeem.

Als er tijdens de looptijd van het project wijzigingen zijn ten opzichte van de toegewezen aanvraag en begroting dan moet de projectleider deze wijzigingen vooraf ter goedkeuring voor leggen aan NWO via een wijzigingsformulier. Zie ook art.3.4 van de NWO Subsidieregeling 2024.

Hieronder staan de richtlijnen en kaders beschreven die van toepassing zijn op de uitvoering van het project.

Net zoals bij de beoordeling (zie paragraaf 4.3) is na toewijzing de Nationale leidraad kennisveiligheid van toepassing. NWO verwacht van projectleiders dat zij zich conformeren aan het kennisveiligheidsbeleid van de onderzoeksorganisatie. In het subsidieverleningsbesluit kunnen nadere voorwaarden zijn opgenomen ter bescherming van de kennisveiligheid. De Nationale leidraad kennisveiligheid vindt u op de website van de rijksoverheid: Loket Kennisveiligheid.

Het is de verantwoordelijkheid van de projectleider om na te gaan of voor de uitvoering van het voorgestelde project een ethische verklaring of vergunning noodzakelijk is. Het wel of niet hebben van een ethische verklaring of vergunning op het moment van het aanvraagproces heeft geen invloed op de beoordeling van de aanvraag. Als er een ethische verklaring of vergunning nodig is voor (een deel van) het onderzoek dan moet de projectleider een kopie van deze verklaring of vergunning aan NWO verstrekken nadat het project is toegewezen, en in ieder geval uiterlijk voordat de uitvoering van het onderdeel van het project waarvoor de verklaring nodig is van start gaat. Het deel van het project waarvoor de verklaring en/of vergunning vereist is, kan uiteraard (nog) niet worden uitgevoerd zolang er geen verklaring of vergunning is verstrekt.

Onderzoek dient volgens de normen van de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit (2018) te worden uitgevoerd. In geval van (mogelijke) schending van deze normen, moet de projectleider NWO hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen en alle relevante documenten aan NWO overleggen. Onderzoekers kunnen ook een klacht indienen bij de Commissie Wetenschappelijke Integriteit van hun onderzoeksorganisatie of bij het Meldpunt wetenschappelijke integriteit | NWO.

NWO hecht grote waarde aan de wetenschappelijke integriteit van door haar gefinancierd onderzoek en spant zich in om integriteitsschendingen te voorkomen en te signaleren. Niet-integer onderzoek kan immers leiden tot directe schade (bijvoorbeeld aan de omgeving of patiënten), en kan het publieke vertrouwen in de wetenschap en het vertrouwen tussen wetenschappers onderling aantasten.

Uit het project kan kennis voortkomen die geschikt is voor toepassing in de maatschappij. Bij het aangaan van afspraken over licentie- en/of overdracht van onderzoeksresultaten dient rekening te worden gehouden met de tien principes voor maatschappelijk verantwoord licentiëren, die te vinden zijn op de website van UMCNL.

Onderzoekers moeten de noodzakelijke acties ten aanzien van het Nagoya Protocol nemen. Het Nagoya Protocol zorgt voor een eerlijke verdeling van voordelen die voortvloeien uit het gebruik van genetische bronnen, inclusief (traditionele) kennis over deze bronnen (Access and Benefit Sharing; ABS). Onderzoekers die gebruik maken van deze bronnen (in of uit het buitenland) dienen zich op de hoogte te stellen van het Nagoya Protocol (Home | ABS Focal Point).

Het beleid van NWO met betrekking tot intellectueel eigendom (IE) is te vinden in de NWO Subsidieregeling 2024.

Projectleiders moeten een door NWO gefinancierd project uitvoeren in de tijd dat ze voor de begunstigde onderzoeksorganisatie werken. Indien een projectleider of een door NWO gefinancierde onderzoeker bij meerdere werkgevers is aangesteld, dient de niet-begunstigde werkgever afstand te doen van eventuele intellectuele eigendomsrechten die uit het project voortvloeien.

Uiterlijk drie maanden na het einde van de looptijd van het project levert de projectleider schriftelijk een inhoudelijk en financieel eindverslag in. Het niet of niet tijdig indienen van deze verslagen kan leiden tot het lager of op nihil vaststellen van de subsidie. De projectleider ontvangt een verzoek per e-mail, inclusief de deadline voor indiening. Een basis eindverslagsjabloon en een financieel eindverslagsjabloon zijn te vinden op: Het afsluiten van een project | NWO. Indien er een afwijkend eindverslagsjabloon voor het project geldt, ontvangt de projectleider daar te zijner tijd informatie over.

Om zekerheid te verkrijgen over of de subsidie op de juiste wijze is besteed, vraagt NWO bij een vaststellingsverzoek om een controleverklaring / auditrapport uitgevoerd door een externe accountant wanneer:

• –

  het Onderwijsaccountantsprotocol OCW/EZ niet van toepassing is op de begunstigde van een

• –

  subsidie voor een project en de verleende subsidie boven de € 125.000 ligt;

• –

  bij de financiering van een project door NWO een andere publieke financier dan het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) is betrokkenen en deze een controleverklaring vereist. In die gevallen maakt het niet uit of het Onderwijsaccountantsprotocol van toepassing is.

Het Onderwijsaccountantsprotocol OCW/EZ is van toepassing op door het Ministerie van OCW bekostigde rechtspersonen in de onderwijssectoren Primair Onderwijs (PO), Voortgezet Onderwijs (VO), Middelbaar Beroepsonderwijs (MBO) en Hoger Onderwijs (HO).

De penvoerder is verantwoordelijk voor het tijdig regelen van de controleverklaring. Deze verantwoordelijkheid blijft onverminderd van toepassing als de penvoerder een deel van de subsidie heeft besteed aan een andere partij. Stem dit op tijd af met de externe accountant.

Neem voor vragen over dit onderwerp tijdig, bij voorkeur bij de start van het project, contact op met NWO, zie hoofdstuk 6

Open Science is de beweging die staat voor een meer open en participatieve onderzoekspraktijk waarbij publicaties, data, software en andere vormen van wetenschappelijke informatie in een zo vroeg mogelijk stadium gedeeld worden en voor hergebruik beschikbaar gesteld worden.

Wetenschappelijke publicaties over het project dienen bij publicatie open access beschikbaar te zijn volgens de Beleidsregel open access. Op de website van NWO staat beschreven welke specifieke voorwaarden er zijn voor het open access beschikbaar maken van verschillende typen publicaties zoals wetenschappelijke artikelen, boeken en boekhoofdstukken en proefschriften. Op de NWO-website staat ook informatie over welke open licenties toegepast kunnen worden per publicatietypen.

Eventuele kosten voor open access publiceren dienen te worden begroot als onderdeel van de aanvraagbegroting. Kosten voor publicaties in zogenaamde ‘hybride open access tijdschriften’ komen niet in aanmerking voor vergoeding door NWO. Voor open access boeken kan een beroep gedaan worden op het aparte NWO Open Access boekenfonds.

Leidt NWO-onderzoek tot een publicatie of andere relevante onderzoeksoutput? Dan moet de penvoerder bij de acknowledgements NWO noemen als financier.

Indien de toegekende aanvraag veldwerk op de faciliteiten van de BAS en/of het Dirck Gerritsz Laboratorium omvat, dienen gebruikers vóór ieder veldwerkseizoen een nieuwe Post-Award OSPQ in te dienen bij het BAS Logistics Panel. De deadline hiervoor is doorgaans eind maart voor veldwerk in de daaropvolgende zuidelijke zomer.

Ieder gebruik van Rothera is afhankelijk van de capaciteit en beschikbaarheid van logement, logistiek en uitvoering en kan jaarlijks variëren. Van toegewezen projecten wordt verwacht flexibel te blijven in de planning van veldwerk.

Vergelijkbare procedures en voorwaarden kunnen bij andere operators gelden.

Projecten met veldwerk op Rothera zijn verplicht deel te nemen aan vergaderingen van de Dirck Gerritsz gebruikerscommissie (online) en zijn uitgenodigd voor de (twee)jaarlijkse NPP-BAS Science Days.

Onderzoeksprojecten die metingen of analyses verrichten voor InSync – inclusief projecten uit deze Call for proposals – kunnen bij InSync een erkenning aanvragen als officiële InSync-activiteit en vermeld worden op de InSync-website.

NWO kan aanvragers/projectleiders mogelijk benaderen voor een evaluatie van de procedure en/of het onderzoeksprogramma.

Vragen over de financiering van aanvragen?

Kijk voor meer informatie op Financiering aanvragen, hoe werkt dat? | NWO.

Vragen over de inhoud van deze ronde, de Nederlandse activiteiten binnen InSync of het Dirck Gerritsz Laboratorium?

Dr. Daan Blok

Lid internationale stuurgroep van Antarctica InSync

Coördinator Nederlands Polair Programma

+31 (0)73 4941180

npp@nwo.nl

Vragen over InSync als internationaal initiatief en onderzoeksinfrastructuur beschikbaar in InSync?

Dr. Diego Filún

Coördinator Antarctica InSync

Alfred Wegener Institute, Helmholtz Centre for Polar and Marine Research

diego.filun@awi.de

Dit kantoor kan je doorverwijzen naar de infrastructuurafdelingen van alle InSync-partners.

Vragen over de faciliteiten van de British Antarctic Survey?

Antarctic Access Office

British Antarctic Survey

afibas@bas.ac.uk

CC npp@nwo.nl

Stem veldwerkplannen altijd af met het secretariaat van het Nederlands Polair Programma.

Vragen over de Vergunning Wet bescherming Antarctica?

Rijkswaterstaat Zee en Delta

Loket Vergunning Antarctica

antarctica@rws.nl

https://www.rijkswaterstaat.nl/leefomgeving/wetten-regels-en-vergunningen/vergunning-antarctica

Contactpersoon Mirte van der Meijden

Technische vragen over het elektronische aanvraagsysteem ISAAC?

Voor vragen over ISAAC kan de handleiding ISAAC worden geraadpleegd (te vinden via de knop ‘help’ in ISAAC). Daarnaast kan er contact opgenomen worden met de ISAAC-helpdesk. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur CET/CEST op telefoonnummer +31 (0)70 34 40 600. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie.

Voor genoemde salaristabellen en tarieven: zie Salaristabellen | NWO.

Voor personeel dat werkzaam is bij een universiteit in het Koninkrijk der Nederlanden, universitair medisch centrum (umc) of een andere onderzoeksorganisatie, genoemd in artikel 1.1, eerste lid, sub c tot en met h van de NWO Subsidieregeling 2024 kunnen loonkosten worden opgevoerd voor onderstaande personeelsposities.

Promovendus

Een promovendus wordt 48 maanden voor 1,0 fte aangesteld. Het equivalent van 48 voltijdsmaanden, bijvoorbeeld een aanstelling van 60 maanden voor 0,8 fte, is ook mogelijk. Het is in bijzondere situaties mogelijk om een kortere aanstellingsduur aan te vragen. Dit moet goed worden gemotiveerd. Hierover wordt geoordeeld door de beoordelingscommissie.

Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een promovendus die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Gebruik de tarieven van een promovendus in de salaristabellen van UNL en UMCNL. Voor iedere promovendus is een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar ter stimulering van diens wetenschappelijke carrière.

Engineering Doctorate

Een Engineering Doctorate (EngD) wordt ten hoogste 24 maanden voor 1,0 fte aangesteld. De EngD is in dienst van de aanvragende onderzoeksorganisatie en kan voor bepaalde tijd werkzaamheden binnen het onderzoek bij een industriële partner uitvoeren.

Financiering voor de aanstelling van een EngD kan alleen worden aangevraagd als er ook financiering voor een promovendus of postdoc wordt aangevraagd. Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een EngD die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Gebruik de tarieven van een promovendus in de salaristabellen van UNL en UMCNL. Voor iedere EngD is een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar ter stimulering van diens wetenschappelijke carrière.

Postdoc

Een postdoc wordt aangesteld voor een specifieke periode en fte.

Gebruik de tarieven van een senior wetenschappelijk medewerker in de salaristabellen van UNL, en de tarieven van een postdoc bij een umc in de salaristabellen van UMCNL.

Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een postdoc die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Alleen een postdoc positie met een aanstelling van ten minste 12 maanden voor 0,5 fte kwalificeert als een aanstelling waarvoor een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar staat ter stimulering van diens wetenschappelijke carrière.

Arts-onderzoeker

Financiering kan worden aangevraagd voor de aanstelling van een basisarts of arts-assistent als arts-onderzoeker voor de uitvoering van wetenschappelijk geneeskundig onderzoek aan een umc. Een arts-onderzoeker wordt minimaal 36 en maximaal 48 maanden voor 1,0 fte aangesteld. Het equivalent van 36 of 48 voltijdsmaanden, bijvoorbeeld een aanstelling van 48 of 60 maanden voor 0,8 fte, is ook mogelijk.

Het is niet mogelijk financiering aan te vragen voor een arts-onderzoeker die voor aanvang van de toewijzing met het te financieren project is gestart.

Gebruik de tarieven van (arts-)onderzoeker in de salaristabellen van UMCNL. Voor iedere arts-onderzoeker is een eenmalige persoonsgebonden benchfee van € 5.000 beschikbaar ter stimulering van diens wetenschappelijke carrière.

Niet-wetenschappelijk personeel

Financiering kan worden aangevraagd voor niet-wetenschappelijk personeel (NWP) dat nodig is voor de uitvoering van het project. Het kan bijvoorbeeld gaan om programmeurs, technisch assistenten, analisten of projectmanagers. De inzet van NWP moet worden beschreven in de aanvraag.

Afhankelijk van het functieniveau wordt gekozen uit de salaristabellen van het UNL of UMCNL voor NWP-mbo, NWP-hbo en NWP-academisch. Voor NWP is geen persoonsgebonden benchfee beschikbaar.

Vervanging van de aanvrager

Met deze budgetmodule kan financiering worden aangevraagd voor de kosten van de te vervangen hoofd- en/of medeaanvragers. Hiermee kan de werkgever van de betreffende aanvrager de kosten dekken om die vrij te stellen van onderwijs-, begeleidings-, bestuurs- of beheertaken (niet van onderzoekstaken). De aanvrager mag de tijd die vrijkomt door vervanging alleen inzetten voor werkzaamheden voor het project. In de aanvraag moet beschreven worden welke werkzaamheden in het kader van het project de aanvrager(s) in de vrijgestelde tijd zullen verrichten. Aanvragers mogen alleen vervangingssubsidie aanvragen. Het opvoeren van salarislasten en het schrijven van uren op modules zoals projectmanagement en kennisbenutting is niet toegestaan.

NWO financiert de vervanging op basis van de op het moment van de op de besluitdatum geldende salaristabellen voor een senior wetenschappelijk medewerker (UNL) of postdoc (UMCNL).

Financiering kan worden aangevraagd voor personeel van hogescholen, TO2-instituten, Rijkskennisinstellingen (RKI’s) en overige (onderzoeks)organisaties. De tarieven worden bepaald aan de hand van de Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 onder 2.2 ‘gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, excl. btw’. De salarisschaal van de aangevraagde functie bepaalt het tarief uit de HOT-tabel.

Voor organisaties die niet de cao rijksoverheid of vergelijkbaar gebruiken (zoals de cao’s van hbo, mbo, vo en lagere overheden), dient het tarief te worden gebruikt dat de werkelijke loonkosten het dichtst benadert.

Financiering kan worden aangevraagd voor loonkosten van personeel aan een buitenlandse onderzoeksorganisatie dat een bijdrage levert aan het project. De buitenlandse onderzoeksorganisatie moet voldoen aan de definitie van onderzoeksorganisatie zoals bedoeld in artikel 1.1, leden 4 en 5 van de NWO Subsidieregeling 2024 en aan de onder ‘voorwaarden buitenlandse onderzoeksorganisatie’ genoemde cumulatieve voorwaarden.

Onderbouw overtuigend hoe de onderzoeker van de buitenlandse onderzoeksorganisatie specifieke expertise aan het project bijdraagt die in Nederland niet beschikbaar is op het niveau dat voor het project noodzakelijk is. De beoordelingscommissie beoordeelt deze onderbouwing als onderdeel van het criterium ‘Kwaliteit van de onderzoekers’. Deze onderbouwing is niet nodig wanneer NWO een bilaterale overeenkomst omtrent Money follows cooperation heeft gesloten met de nationale onderzoeksfinancier van het land waar de buitenlandse onderzoeksorganisatie zich bevindt. Op de NWO-website staat met welke onderzoeksfinanciers NWO een dergelijke overeenkomst heeft gesloten. NWO verstrekt geen subsidie aan medeaanvragers in het buitenland die vallen onder toepasselijke sanctiewetgeving.

De hoofdaanvrager ontvangt de subsidie en is verantwoordelijk voor het overmaken van subsidiemiddelen aan de buitenlandse onderzoeksorganisatie van de medeaanvrager en voor de financiële verantwoording van de besteding van het buitenlandse deel van de subsidie. Het wisselkoersrisico ligt bij de aanvrager. Baten of lasten door wisselkoersen zijn niet subsidiabel.

In de begroting moeten de daadwerkelijke kosten worden opgenomen. Het maximumtarief dat kan worden begroot zijn de UNL-tarieven gecorrigeerd voor landencorrectiecoëfficiënten | NWO. Er is geen persoonsgebonden benchfee beschikbaar.

Als binnen deze budgetmodule meer dan € 125.000 per organisatie wordt aangevraagd, dan is een controleverklaring nodig bij de financiële eindverantwoording.

Voorwaarden buitenlandse onderzoeksorganisatie

De organisatie dient:

• –

  een stichting, vereniging of publiekrechtelijke rechtspersoon te zijn, althans het equivalent daarvan in het land van vestiging van de buitenlandse organisatie; (alle andere rechtsvormen, waaronder besloten en naamloze vennootschappen – althans het equivalent daarvan in het land van vestiging van de buitenlandse organisatie – zijn uitgesloten);

• –

  zich in de hoofdzaak zelf bezig te houden met het op onafhankelijke wijze verrichten van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling;

• –

  te kunnen verklaren dat de organisatie een gescheiden boekhouding voert ten aanzien van economische/niet-economische activiteiten en dat ondernemingen met een beslissende invloed op de organisatie geen preferente toegang krijgen tot de onderzoeksresultaten van de organisatie.

NWO financiert onder deze Call for proposals geen onderzoeksorganisaties die zich in de hoofdzaak bezighouden met het breed verspreiden van de resultaten van de eigen onderzoeksactiviteiten door middel van onderwijs, publicaties of kennisoverdracht.

Let op: Voorafgaand aan het indienen van een aanvraag wordt door NWO aan de hand van bovengenoemde voorwaarden getoetst of de buitenlandse organisatie aan artikel 1.1, leden 4 en 5 van de NWO Subsidieregeling 2024 voldoet en dus als medeaanvrager mag deelnemen.

NWO voert deze toets mede uit om te controleren of er geen sprake is van het verlenen van verboden staatssteun.

De hoofdaanvrager levert ten behoeve van deze toetsing uiterlijk voor de deadline om uiterlijk 19 januari 2027 om 14:00:00 CET per e-mail (npp@nwo.nl) de volgende documenten aan van de buitenlandse onderzoeksorganisatie(s):

• –

  een recent uittreksel van de kamer van koophandel, dan wel het equivalent daarvan in het land van vestiging van de buitenlandse organisatie;

• –

  de oprichtingsakte en/of actuele statuten;

• –

  de laatst beschikbare jaarrekening voorzien van een controleverklaring11Organisaties die niet wettelijk verplicht zijn hun jaarrekening te laten controleren, hoeven een dergelijke controleverklaring niet aan te leveren. Zij moeten daarbij wel kunnen aantonen dat deze wettelijke verplichting niet van toepassing is op de betreffende organisatie.;

• –

  een door de buitenlandse organisatie ingevulde Verklaring Onderzoeksorganisatie, beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals.

De documenten worden in het Engels of Nederlands aangeleverd. Het is toegestaan om andere relevante documentatie toe te voegen. Tevens kan NWO om aanvullende informatie vragen als bovenstaande documenten niet voldoende uitsluitsel bieden om te bepalen of de organisatie mag optreden als medeaanvrager.

Als de organisatie van de beoogde medeaanvrager binnen een ander NWO-programma is getoetst aan deze voorwaarden, neem dan tijdig contact op met NWO via het bovengenoemde e-mailadres om af te stemmen of deze organisatie opnieuw moet worden getoetst. Zie paragraaf 7.3 voor een selectie van reeds getoetste en toegelaten instellingen voor de duur van deze Call for proposals.

Indien de hoofdaanvrager de voor de toets op de voorwaarden benodigde stukken niet op tijd aanlevert, kan NWO de betreffende organisatie niet als medeaanvrager accepteren.

Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke kosten met betrekking tot onder meer verbruiksgoederen, inkoop van diensten, materialen, kleine instrumenten, toegang tot (inter)nationale faciliteiten, software en onderzoeksmiddelen die na gebruik geen economische waarde meer hebben. Reis- en verblijfkosten (nationaal en internationaal) voor alle mensen die aan het project werken incl. buitenlandse gastonderzoekers, kosten voor de organisatie van (internationale) workshops en symposia, kosten voor datamanagement, publicaties, en kosten in het kader van citizen science | NWO vallen eveneens onder deze module. Maximaal 50% van het bij NWO aangevraagde materiele budget kan ingezet worden voor werk door derden (bijvoorbeeld laboratoriumanalyses, dataverzameling enz.).

In het onderzoek kunnen studenten worden ingezet. Indien de studenten bijdragen als onderdeel van hun curriculum, geldt het tarief volgens de gebruikelijke stagevergoeding van de universiteit of hogeschool. Indien de studenten als bijbaan naast hun studie als student-assistent bijdragen, geldt het tarief volgens Handleiding Overheidstarieven (HOT), tabel 2 onder 2.2 ‘gemiddelde totale loonkosten per salarisschaal’, kolom ‘Uurtarief productieve uren, exclusief btw’, schaal 1.

Reiskosten (nationaal en internationaal) worden alleen vergoed op basis van tweede klasse/economy class tarieven. Voor publicaties gelden de bepalingen in de paragraaf 5.5 Open Science. Kosten voor een controleverklaring kunnen alleen worden opgevoerd voor onderzoeksorganisaties die niet onderworpen zijn aan het onderwijsaccountantsprotocol van OCW voor maximaal € 5.000 per controleverklaring.

Het is niet toegestaan om kosten op te voeren voor:

• –

  organisatie-infrastructuur en overhead, waaronder een volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening en thuiswerkvergoeding;

• –

  het gebruik en onderhoud van in eigen beheer ontwikkelde wetenschappelijke infrastructuur;

• –

  reguliere onderwijsactiviteiten.

Let op: Indien financiering wordt aangevraagd voor bovenstaande project-specifieke kosten van buitenlandse organisaties dienen deze organisaties voor indiening getoetst te worden op de wijze omschreven in paragraaf 7.1.3 Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland.

Financiering kan worden aangevraagd voor alle project-specifieke middelen ten behoeve van onderzoek of kosten met betrekking tot bouw of doorontwikkeling van wetenschappelijke infrastructuur die na afronding van het project economische waarde behouden, dan wel kunnen worden hergebruikt. De begunstigde verwerft na afloop van het project het eigendom over deze onderzoeksmiddelen. Indien de begunstigde winst realiseert uit het economisch eigendom van deze onderzoeksmiddelen, dan moeten deze winsten worden geïnvesteerd in primaire activiteiten van de begunstigde zoals bedoeld in artikel 3.1.4, lid 2, van de NWO Subsidieregeling 2024. Het gaat om de aanschaf van apparatuur met restwaarde voor de uitvoering van onderzoek.

De kosten voor investeringen dienen in de aanvraag adequaat gespecificeerd en gemotiveerd te worden.

Subsidiabel zijn:

• –

  kosten voor investeringen in wetenschappelijke apparatuur;

• –

  kosten voor investeringen in datasets.

Niet-subsidiabel zijn:

• –

  kosten voor infrastructurele voorzieningen die tot de gebruikelijke infrastructuur gerekend kunnen worden (volledig functionerende werkplek, huisvesting, kantoorautomatisering, personeelsadministratie, reiskosten woon-werk, opleiding, facilitair, HR-advies en bedrijfszorg, documentaire informatievoorziening, thuiswerkvergoeding);

• –

  dataverzamelingen en eventuele bijbehorende software en bibliografieën die reeds op andere wijze beschikbaar zijn;

• –

  loonkosten voor medewerkers met essentiële technische expertise noodzakelijk voor de ontwikkeling of bouw van een investering;

• –

  overige personeelskosten, waaronder personeelskosten voor de exploitatie en het uitvoeren van onderzoek met de faciliteit;

• –

  kosten voor onderhoud en gebruik van de apparatuur op een project. De kosten voor het gebruik van apparatuur op een project kunnen via het materieel budget aangevraagd worden.

Het aangevraagde budget dient in de aanvraag adequaat gespecificeerd te worden. Gebruik voor de bepaling van de tarieven de bepalingen van Personeel en Materieel.

Het is mogelijk om maximaal 5% van het subsidiebedrag in te zetten voor deze module. Het is niet verplicht om van deze module gebruik te maken. Voorbeelden van mogelijke kosten, maar niet gelimiteerd tot, zijn het maken van een lespakket, een haalbaarheidsstudie naar toepassingsmogelijkheden, kosten voor het indienen van een octrooiaanvraag of het gebruik maken van een business developer.

Let op: Indien financiering wordt aangevraagd voor bovenstaande project-specifieke kosten van buitenlandse organisaties dienen deze organisaties voor indiening getoetst te worden op de wijze omschreven in paragraaf 7.1.3 Wetenschappelijk personeel bij een onderzoeksorganisatie in het buitenland.

Het tarief op het moment van de besluitdatum is van toepassing. NWO past bij de toekenning zo nodig eenmalig ambtshalve een indexering toe van de loonkosten. Hierbij wordt de datum gehanteerd dat de tarieven ingaan. Indien de datum van bekendmaking van de tarieven later is dan de ingangsdatum, wordt de datum van bekendmaking gehanteerd. De tarieven van de Universiteiten van Nederland (UNL) gaan doorgaans in op 1 juli, van de Nederlandse Federatie van Universitair medische centra (UMCNL) op 1 augustus en van de Handleiding Overheidstarieven (HOT) op 1 januari.

Ambtshalve indexering heeft geen invloed op het subsidieplafond en het maximaal aan te vragen subsidiebedrag. Het subsidieplafond en het maximaal aan te vragen subsidiebedrag blijven ongewijzigd tijdens de beoordelingsprocedure. Bij toewijzing wordt indexering toegepast op het subsidiebedrag.

Indien cofinanciering is vereist dan wel toegestaan, heeft de ambtshalve indexering geen gevolgen voor de eisen aan eigen bijdragen en cofinanciering, noch voor de IE-rechten die uit de cofinanciering kunnen voortvloeien.

De hieronder genoemde Rijkskennisinstellingen mogen als hoofdaanvrager (NPP InSync-1) of medeaanvrager (NPP InSync-1 en NPP InSync-2) in deze Call for proposals. De toetsing zoals vermeld in paragraaf 3.2 is voor deze organisaties niet nodig.

• –

  KNMI – Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut

• –

  RIVM – Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu

• –

  CBS – Centraal Bureau voor de Statistiek

De hieronder genoemde Nederlandse onderzoeksorganisaties mogen als medeaanvrager optreden in een NPP InSync-2-aanvraag. De toetsing zoals vermeld in paragraaf 3.2 is voor deze organisaties niet nodig.

• –

  IHE Delft Institute for Water Education

• –

  Waag Futurelab

• –

  SWOV – Instituut voor Wetenschappelijk Onderzoek Verkeersveiligheid

• –

  IMEC-NL

• –

  Nivel

• –

  NLDA- Nederlandse Defensie Academie

• –

  AMS Institute

• –

  Trimbos instituut

• –

  Biomedical Primate Research Centre

• –

  CMO STAMM

• –

  Control in Food & Flowers

• –

  Fryske Akademy

• –

  Instituut voor de Nederlandse taal

• –

  Koninklijke Nederlandse Centrale Vereniging tot Bestrijding der Tuberculose

• –

  Centre of Expertise Water Technology

• –

  Mijn Data Onze Gezondheid

• –

  Mulier Instituut

• –

  Nederlands Kanker Instituut

• –

  Prinses Maxima Centrum

• –

  Vilans

De hieronder genoemde onderzoeksorganisaties mogen als medeaanvrager optreden in een NPP InSync-2-aanvraag. De toetsing zoals vermeld in paragrafen 3.2 en 7.1.3 is voor deze organisaties niet nodig. Deze lijst is slechts een beknopte, onvolledige selectie van een aantal landen en instituten waarvoor reeds toetsingsverzoeken behandeld zijn. Neem contact op met de rondesecretaris (zie hoofdstuk 6) om te weten te komen of een andere instelling reeds is getoetst en opgenomen in het register van toegelaten onderzoeksorganisaties.

• –

  Australië: UNSW, USyndey

• –

  België: o.a. KUL, ULB, UvA, UGent

• –

  Denemarken: o.a. Aarhus University

• –

  Duitsland: o.a. Max Planck Instituut inclusief dochterinstituten, RWTH Aachen, THU, TUB, TUHH, UBielefeld, UMünster, UFZ

• –

  Frankrijk: o.a. INRAE, ESPCI, CNRS

• –

  Groenland: o.a. GINR

• –

  Noorwegen: o.a. NTNU

• –

  Spanje: o.a. CSIC

• –

  Verenigd Koninkrijk: o.a. UK Research and Innovation (UKRI) inclusief dochterinstituten (o.a. British Antarctic Survey), ICL, KCL; Universiteiten van Aberdeen, Birmingham, Cambridge, Edinburgh en Oxford

• –

  Zweden: o.a. KTH, University of Gothenburg

• –

  Zwitserland: o.a. EPFL, ETH Zürich, UBern