Open Science Bijeenkomsten

2026

In deze Call for proposals leest u hoe de aanvraagprocedure is ingericht voor de subsidieronde ‘Open Science Bijeenkomsten’. Deze Call for proposals valt onder de verantwoordelijkheid van Open Science NL, onderdeel van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO). Open Science NL streeft ernaar dat open science de standaard wordt. Dat doet Open Science NL door projecten die deze transitie versnellen te financieren. Daarnaast monitort ze de voortgang, faciliteert kennisdeling en coördineert het bestuurlijk overleg, om zo gezamenlijk de landelijke open science-agenda vorm te geven.

U vindt in deze Call for proposals achtereenvolgens informatie over het doel van dit programma (hoofdstuk 2), de voorwaarden voor de subsidieaanvraag (hoofdstuk 3) en hoe uw aanvraag wordt beoordeeld (hoofdstuk 4). Deze informatie heeft u nodig om een aanvraag voor subsidie te kunnen indienen. In hoofdstuk 5 vindt u de subsidieverplichtingen die van toepassing zijn in geval van toewijzing. In hoofdstuk 6 staan de contactgegevens.

De Nederlandse overheid heeft substantiële financiering beschikbaar gesteld om de transitie naar open science in Nederland te ondersteunen. Het doel van de investeringen is om open science de norm te maken.

Deze call is onderdeel van het tweede werkprogramma van Open Science NL, dat de jaren 2026–2027 beslaat. De instrumenten binnen dit werkprogramma hebben betrekking op de volgende prioriteiten:

• 1.

  Infrastructuur voor open science,

• 2.

  Capaciteitsopbouw,

• 3.

  Versterking van communities,

• 4.

  Incentives,

• 5.

  Monitoren en Evalueren.

Dit werkprogramma richt zich op een uitgebreide reeks behoeften met betrekking tot open science, en biedt een sterke basis om de implementatie van open science in Nederland te laten groeien en bloeien.

De Call for proposals “Open Science Bijeenkomsten" valt onder het prioriteitsgebied “Versterking van communities”.

Communities worden gevormd door mensen die bepaalde standpunten en belangen met elkaar gemeen hebben. In het geval van dit werkprogramma, gaat het om belangstelling voor open science. Ze kunnen worden gevormd door en voor onderzoekers, onderzoeksondersteunend personeel, beleidsmedewerkers en experts uit de praktijk (ook van buiten de kennisinstellingen). Leden van communities komen bij elkaar, wisselen ideeën uit en werken samen bij het zoeken naar oplossingen voor uitdagingen en problemen die ze met elkaar gemeen hebben. Communities spelen een sleutelrol bij de transitie naar open science als katalysatoren voor samenwerking, inspiratie, educatie, en (bottom-up) initiatieven. Communities dragen bij aan een gevoel van collegiale ondersteuning, eigenaarschap en betrokkenheid die actieve deelname aan initiatieven voor open science stimuleert. Inbreng van verschillende gezichtspunten en stemmen, kan zorgen voor samenwerking, tot innovatieve benaderingen en tot relevantere oplossingen met een grotere impact op de behoeften en prioriteiten van de leden van de gemeenschap. Bovenal worden communities die versterkt zijn, ambassadeurs die het bewustzijn vergroten van de voordelen van open science en die de waarden en principes ervan promoten. Het versterken en ondersteunen van activiteiten van communities is daarom een prioriteit.

Met deze call for proposals worden communities ondersteund bij het organiseren van (internationale) bijeenkomsten.

Ten opzichte van de vorige Call for proposals zijn de volgende wijzigingen doorgevoerd:

• –

  Het subsidieplafond is verhoogd van € 300.000 naar € 400.000.

• –

  Onder sectie 5.1.2 verplichting toegevoegd om een Code of Conduct te hanteren voor toegekende bijeenkomsten.

• –

  Onder sectie 4.3 is een beoordelingscriterium toegevoegd (‘Doeltreffendheid van de opzet van de bijeenkomst’).

• –

  Aanpassingen in sectie 2.1 (‘Doelstelling van het programma’).

• –

  Enkele veranderingen in sectie 3.2 (‘Wat kan worden aangevraagd’), onder Toegestane en niet toegestane kosten.

Het subsidieplafond voor deze Call for proposals bedraagt in totaal € 400.000.

Een aanvraag kan doorlopend worden ingediend in ISAAC tot uiterlijk 10 december 2026, voor 14:00:00 CET.

Een aanvraag voor een bijeenkomst moet minimaal zes weken voordat de bijeenkomst plaatsvindt bij Open Science NL zijn ingediend. De bijeenkomst mag tot uiterlijk twaalf maanden na de beschikkingsdatum op de toewijzingsbrief plaatsvinden.

Open Science NL behandelt aanvragen die voldoen aan de formele eisen op volgorde van binnenkomst. Wanneer het subsidieplafond is bereikt, sluit het financieringsinstrument.

Dit hoofdstuk beschrijft de doelstelling van het programma.

Het betrekken van de gemeenschap is een fundamentele pijler in de transitie naar open science. Deze overgang vereist immers niet alleen veranderingen in de technische infrastructuur, maar vooral een culturele transformatie in de wijze waarop onderzoekers wetenschappelijk onderzoek uitvoeren, delen en evalueren. Het samenbrengen van onderzoekers, onderzoeksondersteunende medewerkers en andere stakeholders vergroot de acceptatie en adoptie van open science en kan bijdragen aan de ontwikkeling van open science-praktijken die beter aansluiten bij specifieke disciplinegebonden behoeften en uitdagingen.

Dit instrument is bedoeld voor het organiseren van bijeenkomsten waarin onderzoekers en onderzoeksondersteunende medewerkers op een gerichte manier ervaringen uitwisselen en gezamenlijk oplossingen ontwikkelen voor de praktische uitdagingen van het implementeren van open science. De gefinancierde bijeenkomst moet daarom tot doel hebben om open science werkwijzen te ontwikkelen en/of verspreiden.

Soorten bijeenkomsten en activiteiten

Activiteiten als onderdeel van bijeenkomsten die dit ondersteunen zijn gericht op: met elkaar kennis maken, matchmaking, stimulering van samenwerking, educatie, uitwisseling van kennis, uitwisseling van ervaringen, het gezamenlijk aanvragen van financiering en/of het gezamenlijk schrijven van relevante documenten.

Soorten bijeenkomsten die aansluiten bij dit doel zijn onder andere: workshops, symposia, hackathons, doathons, trainingen, cursussen, bijeenkomsten om open science handleidingen of ‘position papers’ te schrijven, bijeenkomsten om financieringsaanvragen te schrijven, en wetenschappelijke congressen. Voor al deze soorten bijeenkomsten moet gelden dat ze op open science zijn gericht.

Wat is open science en wat zijn open science bijeenkomsten?

Volgens de UNESCO Recommendation on Open Science1UNESCO Recommendation on Open Science: https://www.unesco.org/en/open-science/about, is open science een “inclusief concept dat verschillende bewegingen en praktijken combineert die erop gericht zijn (...) wetenschappelijke kennis openlijk beschikbaar, toegankelijk en herbruikbaar te maken voor iedereen, om wetenschappelijke samenwerking en het delen van informatie te bevorderen ten gunste van wetenschap en samenleving, en om de processen van wetenschappelijke kenniscreatie, evaluatie en communicatie open te stellen voor maatschappelijke actoren buiten de traditionele wetenschappelijke gemeenschap. Het omvat alle wetenschappelijke disciplines en aspecten van academische praktijken, waaronder fundamentele en toegepaste wetenschappen, natuur- en sociale wetenschappen en de geesteswetenschappen, en het bouwt voort op de volgende kernpijlers: open wetenschappelijke kennis, open science infrastructuren (...), open engagement van maatschappelijke actoren en open dialoog met andere kennissystemen.”

Aanvragen die zich richten op het organiseren van bijeenkomsten dienen betrekking te hebben op minimaal één van de volgende open science thema’s:

1. Open wetenschappelijke kennis

Dit omvat bijv. methoden, technieken en best practices voor het toegankelijker maken van de bronnen en resultaten van onderzoek en van tussenliggende stappen. Hieronder valt onder andere: onderzoeksdata, databases, presentaties, trainingsmaterialen, protocollen, posters, onderzoekssoftware en -code, modellen, tools, methoden, preregistraties, beleidsaanbevelingen, casussen van beleidsbeïnvloeding, onderzoeksmateriaal (bijv. reagentia, cellijnen), rapporten, publicaties in vakbladen, hardware, ontwerpen, publicaties in de media (bijv. kranten, tijdschriften, vermeldingen op websites), octrooien, creatieve of artistieke output (video's, kunstwerken, uitvoeringen enz.), blogberichten, enz.

2. Open science infrastructuur

Infrastructuur voor open science omvat tools, software, workflows, platforms en digitale diensten die open-sciencepraktijken mogelijk maken. De bijeenkomsten kunnen zich richten op verschillende aspecten van open science infrastructuur, zoals:

• •

  het identificeren van lacunes in het aanbod,

• •

  het delen van best practices voor het beheren van inclusieve open science infrastructuren,

• •

  het bespreken van de toepassing van de Principles of Open Scholarly Infrastructure?xpp afbreek?>(https://openscholarlyinfrastructure.org/)

• •

  het bespreken van manieren om de duurzaamheid en veerkracht van open science-infrastructuren te vergroten.

3. Open engagement

Dit omvat o.a. het versterken van gelijkwaardige toegang en het actief betrekken van maatschappelijke partijen en burgers bij alle fasen van het wetenschappelijk proces, zodat de kennis en de ervaringen van burgers zelf een centrale plaats krijgen in de vormgeving, uitvoering en evaluatie van wetenschappelijk onderzoek. Hieronder valt onder andere: citizen science, societal/public engagement (als tweerichtingsverkeer tussen onderzoekers en samenleving), community-based en community-led research, en participatory (action) research.

Voorwaarde voor “Open engagement” binnen de Call for proposals Open Science Bijeenkomsten is dat:

• •

  Burgers en/of maatschappelijke partijen actief in de voorbereiding, opzet en uitvoering van de bijeenkomst worden betrokken.

4. Open dialoog (over open science)

Dit betreft het bevorderen van gesprekken over relevante vraagstukken rond de implementatie van open science. Dit omvat bijvoorbeeld het overwinnen van uitdagingen bij de uitvoering van open science, het aandragen van oplossingen voor het duurzaam financieren van open wetenschappelijke publicaties, het erkennen en waarderen van open-science-praktijken, de rol van open science bij thema’s zoals AI en digitale soevereiniteit, en het aanpakken van disciplinaire verschillen in de implementatie van open science.

Buiten scope

Aanvragen vallen buiten de scope van deze Call for proposals als:

• •

  Bijeenkomsten niet expliciet gericht zijn op ten minste één van de vier hierboven beschreven open science thema’s.

• •

  Bijeenkomsten waar alleen wetenschappelijke resultaten e.d. worden gepresenteerd en besproken. Voor reguliere wetenschappelijke bijeenkomsten zijn andere financieringsvormen (bijvoorbeeld via de WBO call van het ENW domein) beschikbaar.

• •

  Bijeenkomsten zich richten op onderzoeksgerelateerde activiteiten die niet specifiek betrekking hebben op open science, zoals het bouwen van wetenschappelijke tools of infrastructuur.

• •

  Bijeenkomsten alleen op het open publiceren van de resultaten van de bijeenkomst gericht zijn.

• •

  Bijeenkomsten burgers of maatschappelijke partijen eenmalig betrekken.

• •

  Bijeenkomsten louter gericht zijn op het informeren van burgers over (de resultaten van) wetenschappelijk onderzoek (disseminatie). Voor dergelijke wetenschappelijke bijeenkomsten zijn andere financieringsvormen (bijvoorbeeld via financiering als onderdeel van NWO-project) beschikbaar.

• •

  Financiering van andere activiteiten, zoals het uitvoeren van onderzoek of het dekken van publicatiekosten.

• •

  De bijeenkomst louter gericht is op het verzamelen van data over burgers en/of maatschappelijke partijen.

Dit hoofdstuk bevat de voorwaarden die gelden voor uw subsidieaanvraag. Eerst wordt beschreven wie subsidie kan aanvragen (paragraaf 3.1) en waarvoor u subsidie kunt aanvragen (paragraaf 3.2). Vervolgens vindt u de voorwaarden voor het opstellen en indienen van de aanvraag (paragrafen 3.3 en 3.4) en specifieke subsidievoorwaarden (paragraaf 3.5).

Onderzoekers mogen een aanvraag indienen als zij in vaste dienst zijn (en derhalve een bezoldigd dienstverband voor onbepaalde tijd hebben) of een tenure track overeenkomst hebben bij één van de onderstaande onderzoeksorganisaties:

• –

  universiteiten en hogescholen zoals bedoeld in artikel 1.8 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en de universiteiten genoemd in de Beleidsregel Universiteiten in het Koninkrijk der Nederlanden;

• –

  universitair medische centra, waarmee wordt bedoeld de academische ziekenhuizen zoals bedoeld in artikel 1.13 lid 1 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;

• –

  KNAW- en NWO-instituten;

• –

  het Nederlands Kanker Instituut;

• –

  het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen;

• –

  NCB Naturalis;

• –

  Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL);

• –

  Prinses Máxima Centrum.

Personen met een nuluren-arbeidsovereenkomst zijn uitgesloten van indiening.

Werknemers met een dienstverband bij een maatschappelijke partij, gevestigd in Nederland, mogen als medeaanvrager optreden. Tot maatschappelijke partijen worden in deze Call for proposals gerekend:

• –

  musea;

• –

  openbare bibliotheken;

• –

  patiëntenorganisaties;

• –

  burgercollectieven.

Aanvullende voorwaarde:

• –

  Een aanvrager mag per jaar maximaal één aanvraag indienen.

De-minimisdrempel voor mede-aanvragende maatschappelijke partijen

Mede-aanvragende maatschappelijke partijen kunnen subsidie ontvangen van Open Science NL op voorwaarde dat de de-minimisdrempel uit de de-minimisverordening (Verordening (EU) nr. 2023/2831 van de Europese Commissie van 13 december 2023) niet wordt overschreden. Op basis van de de-minimisverordening mag een mede-aanvragende maatschappelijke partij maximaal € 300.000 overheidssteun ontvangen over een periode van drie jaar.

Met het invullen van de verklaring de-minimissteun verklaart de maatschappelijke partij dat deze door het toewijzen van subsidie door Open Science NL de maatschappelijke partij in kwestie niet boven de de-minimisgrens uitkomt. Indien een maatschappelijke partij constateert dat met de subsidie van Open Science NL de de-minimisgrens wordt overschreden, kan de maatschappelijke partij geen subsidie aanvragen bij Open Science NL. De hoofdaanvrager dient hiermee bij het opstellen van zijn projectbegroting rekening te houden en dient dus per maatschappelijke partij na te gaan of met het aangevraagde subsidiebedrag de de-minimisdrempel niet wordt overschreden. De door elke maatschappelijke partij afzonderlijk ingevulde verklaring de-minimissteun maakt onderdeel uit van de aanvraag.

De hoofdaanvrager dient de aanvraag in via ISAAC, het elektronische indiensysteem van NWO. Tijdens het beoordelingsproces communiceert NWO met de hoofdaanvrager.

Na toewijzing van een aanvraag wordt de hoofdaanvrager projectleider en aanspreekpunt voor NWO. De onderzoeksorganisatie van de hoofdaanvrager is hoofdbegunstigde en wordt penvoerder.

Medeaanvragers hebben een actieve rol bij de uitvoering van het project. De (deel)projectleider(s) en begunstigde(n) zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het gehele project.

Het totale bedrag waarvoor u subsidie kunt aanvragen bestaat uit twee onderdelen. Ten eerste kunt u per deelnemer per dag € 100,– aanvragen, met een maximum van € 15.000,– per bijeenkomst. U kunt dit totale bedrag naar eigen inzicht verdelen over ondergenoemde kostenposten.

Daarnaast is het maximale budget dat kan worden besteed aan reis- en verblijfskosten van sprekers die buiten Nederland woonachtig zijn € 2.000. Dit budget komt bovenop de vergoeding per deelnemer, maar is wel onderdeel van de maximale € 15.000,– per bijeenkomst.

Subsidiabele deelnemers zijn (a) wetenschappelijke medewerkers (b) ondersteunend personeel (c) personeel van relevant bedrijfsleven (d) en personeel van relevante publieke organisaties. Voor alle bovenstaande personeel geldt dat deze zowel uit Nederland als het buitenland mogen komen.

Deze Call for proposals is niet gericht op het financieren van interne bijeenkomsten van instellingen. De externe deelname (vanuit andere Nederlandse organisaties dan de organiserende partij) moet daarom minimaal een derde van het deelnemersaantal bedragen.

Toegestane en niet toegestane kosten

De subsidie is uitsluitend faciliterend bedoeld. Dat betekent dat Open Science NL enkel een bijdrage levert in de kosten van:

• –

  het ontwerp en gebruik van een digitaal platform waarop de bijeenkomst plaatsvindt (o.a. opnamekosten);

• –

  huur van faciliteiten (zaal, studio, techniek, computer, beamer);

• –

  drukkosten voor promotiematerialen (flyers, posters), specifiek om de bijeenkomst onder de aandacht te brengen van mogelijke bezoekers. Andere typen promotiematerialen (bv. T-shirts, tassen, buttons) zijn niet toegestaan.

• –

  cateringkosten van deelnemers (koffie, thee, lunch, diner, receptie) op de locatie;

• –

  hotelkosten voor overnachtingen van deelnemers;

• –

  reis- en verblijfskosten van sprekers;

• –

  kosten voor het fysiek en/of digitaal toegankelijk maken van de bijeenkomst voor deelnemers met een beperking (o.a. kosten voor assistentie bij reizen, en kosten voor digitale ondersteuning).

U kunt geen bijdrage aanvragen voor de kosten van:

• –

  diners en borrels die niet worden vooraf gegaan door een inhoudelijk programma;

• –

  symposiumbundels (book of abstracts);

• –

  cadeaus;

• –

  inhuur congresbureau;

• –

  prijzen.

Niet toegestane bijeenkomsten

U kunt geen financiering aanvragen voor:

• –

  besloten bijeenkomsten;

• –

  olympiades;

• –

  bestaande cursussen en trainingen;

• –

  digitale bijeenkomsten;

• –

  bijeenkomsten ter ere van wetenschappers, zoals (afscheids-)symposia, oraties, promoties en vergelijkbare persoonlijke bijeenkomsten, of andere feestelijke bijeenkomsten;

• –

  activiteiten van studieverenigingen en studentenverenigingen;

• –

  bijeenkomsten die Open Science NL of NWO al via andere kanalen financiert, inclusief bijeenkomsten georganiseerd bij het Lorentz Center.

Series en deelbijeenkomsten

U kunt geen aanvraag doen voor een serie bijeenkomsten. U en uw medeorganisatoren kunnen wel meerdere losse aanvragen doen voor elke bijeenkomst in een serie. Voor elke bijeenkomst dient er vooraf een beeld te zijn van de deelnemers en het programma. Zonder deze informatie kan een aanvraag niet op de indieningsvoorwaarden gecontroleerd worden.

U kunt een aanvraag doen voor een open science bijeenkomst die onderdeel is van een overkoepelende bijeenkomst met een bredere inhoudelijke doelstelling. Echter wordt alleen het onderdeel gefinancierd dat open science als onderwerp heeft.

Voor het opstellen van uw aanvraag doorloopt u de volgende stappen:

• –

  download het aanvraagformulier vanuit het online aanvraagsysteem ISAAC of vanaf de website van Open Science NL (op de website van het betreffende financieringsinstrument);

• –

  vul het aanvraagformulier in;

• –

  sla het formulier op als pdf en dien het met de eventueel optionele bijlage(n) in ISAAC in;

• –

  vul de online in ISAAC gevraagde gegevens in.

Optionele bijlage(n):

• –

  de verklaring de-minimissteun (verplicht voor medeaanvragende maatschappelijke partijen).

De aanvraag en de optionele de-minimisverklaring dienen conform het door Open Science NL aangeboden template opgesteld te worden. De optionele bijlage dient los van de aanvraag in ISAAC geüpload te worden, als pdf-bestand (zonder beveiliging).

Andere bijlagen dan hierboven vermelde bijlagen zijn niet toegestaan.

Het is verplicht uw aanvraag in het Nederlands of Engels op te stellen.

Het gebruik van generatieve AI is niet uitgesloten bij het opstellen van uw aanvraag, mits dit verantwoord gebeurt. De richtlijnen vindt u op de website (NWO-beleid op het gebruik van generatieve artificial intelligence (GAI) | NWO).

Het indienen van een aanvraag kan alleen via het online aanvraagsysteem ISAAC. Aanvragen die niet via ISAAC zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen.

U bent als hoofdaanvrager verplicht een aanvraag via het eigen persoonlijke ISAAC-account in te dienen.

Het is belangrijk om tijdig te beginnen met uw aanvraag in ISAAC:

• –

  indien u nog geen ISAAC-account heeft, dient deze op tijd te worden aangemaakt om eventuele aanmeldproblemen te voorkomen;

• –

  nieuwe onderzoeksorganisaties moeten eventueel nog door NWO toegevoegd worden aan ISAAC;

• –

  u moet ook online nog gegevens invoeren.

Aanvragen die na de deadline worden ingediend, neemt Open Science NL niet in behandeling.

Voor vragen van technische aard verzoeken wij u contact op te nemen met de ISAAC-helpdesk, zie contact (hoofdstuk 6).

Werkt een hoofd- en/of medeaanvrager bij een onderzoeksorganisatie die niet is opgenomen in de database van ISAAC? U kunt dit dan melden via relatiebeheer@nwo.nl zodat de onderzoeksorganisatie kan worden toegevoegd. Hier zijn enige dagen voor nodig. Daarom is het van belang dit uiterlijk een week voor de deadline te melden.

Open Science NL gaat er vanuit dat de aanvrager de onderzoeksorganisatie waar zij/hij werkzaam is heeft geïnformeerd over het indienen van de aanvraag en dat de onderzoeksorganisatie de subsidievoorwaarden van deze Call for proposals aanvaardt.

Voor deze Call for proposals geldt dat uw aanvraag moet passen binnen de thema’s van open science (zie hoofdstuk 2.1). Bedenk daarom tijdig of uw aanvraag inhoudelijk bij deze thema’s past. Twijfelt u hierover, neem dan ruim van tevoren contact op met de contactpersoon van het programma. Deze persoon kan u adviseren over de inhoudelijke aansluiting van uw aanvraag bij deze Call for proposals. U maakt echter zelf de definitieve keuze. Voor contactgegevens zie paragraaf 6.1.1.

Open Science NL toetst uw aanvraag op alle in deze Call for proposals gestelde voorwaarden, inclusief onderstaande voorwaarden. Alleen als uw aanvraag aan deze voorwaarden voldoet, wordt deze toegelaten tot de beoordelingsprocedure. U wordt gevraagd om na indiening van een aanvraag beschikbaar te zijn om eventuele administratieve correcties door te voeren en zo (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening.

Deze voorwaarden zijn:

• –

  de bijeenkomst vindt in het Koninkrijk der Nederlanden plaats;

• –

  de hoofdaanvrager en eventuele medeaanvrager(s) voldoen aan de in paragraaf 3.1 gestelde voorwaarden;

• –

  de aanvraag voldoet aan de DORA-richtlijnen zoals beschreven in paragraaf 4.1;

• –

  de aanvraag is ingediend via het ISAAC-account van de hoofdaanvrager;

• –

  de aanvraag is ontvangen voor de gestelde deadline;

• –

  de aanvraag is in het Nederlands of Engels opgesteld;

• –

  de begroting in de aanvraag is volgens de voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld;

• –

  de aanvraag is ontvangen binnen de gestelde indieningsperiode; d.w.z. minimaal zes weken voordat de bijeenkomst plaatsvindt. De bijeenkomst vindt maximaal twaalf maanden ná de datum op de toewijzingsbrief plaats.

Alle vereiste bijlagen zijn, na eventueel verzoek tot aanvulling of wijziging, compleet en volgens de instructies ingevuld en conform de voorwaarden van deze Call for proposals opgesteld en ingediend.

Op alle aanvragen zijn de NWO Subsidieregeling 2024 en het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek van toepassing.

In de Nationale leidraad kennisveiligheid hebben de Nederlandse kennissector (waaronder NWO) en verschillende onderdelen van de Rijksoverheid handvatten vastgelegd voor wie binnen onderzoeksorganisaties te maken heeft met internationale samenwerking en daarbij kansen en (veiligheids-)risico’s tegen elkaar moet afwegen. Bij de aanpak van kennisveiligheid binnen Nederland staat zelfregulering door de kennissector centraal.

NWO verwacht van aanvragers dat zij zich conformeren aan het kennisveiligheidsbeleid van de onderzoeksorganisatie. Indien NWO signalen ontvangt dat een aanvraag of toegewezen project kennisveiligheidsrisico’s met zich meebrengt, kan NWO de aanvrager of projectleider verzoeken inzicht te geven in de risico mitigerende maatregelen. Daarnaast kan NWO besluiten om in de toewijzingsbrief nadere voorwaarden op te nemen ter bescherming van de kennisveiligheid.

De Nationale leidraad kennisveiligheid vindt u op de website van de Rijksoverheid: Home | Loket Kennisveiligheid.

Het project dat NWO financiert moet, conform de NWO Subsidieregeling 2024, uitgevoerd worden in overeenstemming met de nationaal en internationaal aanvaarde normen van wetenschappelijk handelen zoals neergelegd in de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit. Met het indienen van de aanvraag committeert de aanvrager zich aan deze code. In geval van (mogelijke) schending van deze normen bij een door NWO gefinancierd project, dient de aanvrager NWO hiervan onverwijld op de hoogte te stellen en dient deze alle ter zake relevante documenten aan NWO te overleggen. Meer informatie over de gedragscode en het beleid op het gebied van wetenschappelijke integriteit vindt u op de website: Wetenschappelijke integriteit | NWO.

Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om na te gaan of voor de uitvoering van het voorgestelde project een ethische verklaring of vergunning noodzakelijk is. De aanvrager dient er voor te zorgen dat deze tijdig wordt verkregen bij de relevante instelling of ethische commissie. Het wel of niet hebben van een ethische verklaring of vergunning op het moment van het aanvraagproces heeft geen invloed op de beoordeling van de aanvraag. Als er een ethische verklaring of vergunning nodig is voor (een deel van) het onderzoek dan moet de projectleider een kopie van deze verklaring of vergunning aan NWO verstrekken nadat het project is toegewezen, en in ieder geval uiterlijk voordat de uitvoering van het onderdeel van het project waarvoor de verklaring nodig is van start gaat. Het deel van het project waarvoor de verklaring en/of vergunning vereist is, kan uiteraard (nog) niet worden uitgevoerd zolang er geen verklaring of vergunning is verstrekt.

Het Nagoya Protocol zorgt voor een eerlijke en billijke verdeling van voordelen voortvloeiende uit het gebruik van genetische rijkdommen (Access and Benefit Sharing; ABS). Onderzoekers die voor hun onderzoek gebruikmaken van genetische bronnen in/uit het buitenland dienen zich op de hoogte te stellen van het Nagoya Protocol (Home – ABS Focal Point). NWO gaat er vanuit dat zij de noodzakelijke acties ten aanzien van het Nagoya Protocol nemen.

Dit hoofdstuk beschrijft allereerst de beoordeling volgens de DORA-principes (paragraaf 4.1) en hoe de beoordelingsprocedure verloopt (paragraaf 4.2). Vervolgens somt het de criteria op waaraan de beoordelingscommissie uw aanvraag toetst (paragraaf 4.3).

Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen en betrokken NWO-mede?xpp afbm?>werkers is de NWO Code Persoonlijke Belangen van toepassing (Code persoonlijke belangen | NWO).

Het gebruik van generatieve AI is volledig uitgesloten bij de beoordeling van een aanvraag. Meer informatie over het beleid op generatieve AI vindt u op de website (NWO-beleid op het gebruik van generatieve artificial intelligence (GAI) | NWO).

NWO streeft naar een inclusieve cultuur, waarin geen plaats is voor bewuste of onbewuste barrières vanwege culturele, etnische of religieuze achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, gezondheid of leeftijd (Diversiteit en inclusie | NWO). NWO stimuleert betrokkenen actief om zich bewust te worden van impliciete associaties en te proberen deze te minimaliseren. NWO voorziet hen van informatie over concrete manieren om de beoordeling van een aanvraag te verbeteren.

NWO is ondertekenaar van de San Francisco Declaration on Research Assessment (DORA). DORA is een wereldwijd initiatief dat beoogt de manier waarop onderzoek en onderzoekers worden beoordeeld te verbeteren. DORA bevat aanbevelingen voor onderzoeksfinanciers, onderzoeksorganisaties, wetenschappelijke tijdschriften en andere partijen.

DORA richt zich op het terugdringen van het onkritisch gebruik van bibliometrische indicatoren en het wegnemen van onbewuste vooringenomenheid (unconscious bias) bij de beoordeling van onderzoek en onderzoekers. Overkoepelende filosofie van DORA is dat onderzoek moet worden beoordeeld op zijn eigen kwaliteiten en verdiensten in plaats van op basis van afgeleide indicatoren, zoals het tijdschrift waarin het onderzoek wordt gepubliceerd.

NWO gaat bij het beoordelen van het wetenschappelijk track record van aanvragers uit van een brede definitie van wetenschappelijke output.

U mag indicatoren als de Journal Impact Factor of de h-index niet vermelden in uw aanvraag. Wel mag u naast publicaties ook andere wetenschappelijk producten te vermelden, zoals datasets, patenten, software en code enzovoort.

Voor meer informatie over wat NWO doet om de principes van DORA te implementeren zie: DORA | NWO.

De aanvraagprocedure bestaat uit de volgende stappen:

• –

  indiening van de aanvraag;

• –

  in behandeling nemen van de aanvraag;

• –

  besluitvorming.

Voor indiening van de aanvraag is een standaardformulier beschikbaar op de financieringspagina van deze Call for proposals op de Open Science NL website. In uw aanvraag moet u zich houden aan de vragen die in dit formulier staan en aan de werkwijze die in de toelichting staat. Ook moet u zich houden aan de voorwaarden voor het maximale aantal woorden en pagina’s.

Uw volledig ingevulde aanvraagformulier moet voor de deadline via ISAAC zijn ontvangen (zie paragraaf 1.3). Na dit tijdstip kunt u geen aanvraag meer indienen. De hoofdaanvrager ontvangt na indiening van de aanvraag een ontvangstbevestiging.

Zo snel mogelijk nadat u uw aanvraag heeft ingediend, hoort u of Open Science NL uw aanvraag in behandeling neemt. Open Science NL bepaalt dit aan de hand van een aantal administratief-technische criteria (zie de formele voorwaarden voor indiening, paragraaf 3.4). Alleen als uw aanvraag hieraan voldoet, kan Open Science NL deze in behandeling nemen.

Houdt er rekening mee dat Open Science NL u binnen twee weken na de indiening kan benaderen om eventuele administratieve correcties door te voeren om (alsnog) te voldoen aan de voorwaarden voor indiening. U krijgt één keer de gelegenheid om de correcties door te voeren, hiervoor krijgt u vijf werkdagen de tijd.

Voor de beoordeling van een aanvraag voor een bijeenkomst vraagt Open Science NL geen extern advies. Het bureau van Open Science NL beoordeelt de aanvraag met bijbehorende stukken. Het bureau maakt op basis van het beschikbare materiaal een eigen afweging en geeft de aanvraag per beoordelingscriterium een kwalificatie van ‘goed’ of ‘ontoereikend’. Om als aanvraag in aanmerking te komen voor honorering moeten alle criteria beoordeeld worden met ‘goed’.

Tot slot toetst de Stuurgroep van Open Science NL de gevolgde procedure en het advies van het bureau. Vervolgens stelt de directeur, gemandateerd namens de Stuurgroep, de definitieve kwalificaties vast en besluit over toe- en afwijzing van de aanvragen.

Open Science NL behandelt de aanvragen op volgorde van binnenkomst. De directeur, gemandateerd namens de Stuurgroep van Open Science NL, neemt binnen zes weken na indiening een besluit over de ingediende aanvragen voor bijeenkomsten. Een besluit wordt binnen zes weken na indiening bekend gemaakt aan de aanvrager.

De aanvragen die binnen deze Call for proposals worden ingediend worden inhoudelijk beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:

• 1.

  Passendheid bij de scope van de Call for proposals (zie hoofdstuk 2.1)

• 2.

  Passendheid van de bijeenkomst binnen het doel van de Call for proposals (zie hoofdstuk 2)

• 3.

  Doeltreffendheid van de opzet van de bijeenkomst (in welke mate kan met de gekozen opzet het gestelde doel van de bijeenkomst bereikt worden)

In dit hoofdstuk worden de verschillende subsidieverplichtingen toegelicht die – in aanvulling op de in paragraaf 3.5 genoemde subsidievoorwaarden – van toepassing zijn na toewijzing.

De aanvrager stuurt tenminste een week voor aanvang van de bijeenkomst het programma naar Open Science NL. Wanneer het niet mogelijk blijkt de bijeenkomst te houden op de datum die in de aanvraag wordt genoemd, dient Open Science NL hiervan zo snel mogelijk op de hoogte te worden gesteld. Houd er daarbij rekening mee dat het evenement minstens zes weken na indiening moet plaatsvinden, en uiterlijk 12 maanden ná toewijzing.

Na toewijzing van de aanvraag maakt de aanvrager de steun van Open Science NL ook extern duidelijk, met name aan de deelnemers van de bijeenkomst. Dat kan bijvoorbeeld via plaatsing van het Open Science NL-logo (te vinden op www.openscience.nl/huisstijl) op de betreffende website, op de welkomstdia in de zaal of het programma of andere gedrukte uitingen van de bijeenkomst.

Open Science NL onderhoudt graag nauwe contacten met haar communities. In nader overleg en wanneer wenselijk en mogelijk, werkt Open Science NL mee aan de bijeenkomst.

NWO zet zich in om de resultaten van wetenschappelijk onderzoek dat door NWO gefinancierd wordt vrij toegankelijk te maken via internet (Open Access). Daarmee geeft NWO invulling aan het beleid van de Nederlandse regering om al het publiek gefinancierde onderzoek Open Access beschikbaar te maken. Wetenschappelijke publicaties van onderzoek dat is gefinancierd op basis van toewijzingen voortvloeiend uit deze Call for proposals dienen daarom Open Access beschikbaar te zijn volgens de Beleidsregel Open Access. Voor een nadere toelichting op het Open Access beleid van NWO zie: Open Science | NWO. Ook andere producten die voortkomen uit de via deze Call for proposals gefinancierde bijeenkomst dienen zo open als mogelijk, onder open licentie gedeeld te worden. Te denken valt aan presentaties, rapporten, working papers, posters. Advies is om deze outputs te delen via een trusted repository, zoals geregistreerd op OpenDOAR2https://v2.sherpa.ac.uk/opendoar/.

Open Science NL staat voor een inclusieve en veilige omgeving op de bijeenkomsten die vanuit deze Call for proposals worden gehouden. Daarom zijn de organisatoren verplicht een Code of Conduct te hanteren en die via de beschikbare communicatiemiddelen (bijvoorbeeld een website, nieuwsbrief, mailings en dergelijke) met de bezoekers te delen.

Als voorbeelden verwijzen wij naar de Code of Conduct zoals opgesteld door de International Network of Open Science Communities en Gathering for Open Science Hardware. U kunt desgewenst ook gebruik maken van de Code of Conduct van uw instelling, mocht die beschikbaar zijn.

Open Science NL vindt het belangrijk dat de resultaten van alle open science bijeenkomsten worden gedeeld. Van elke bijeenkomst wordt online een publiekssamenvatting gepubliceerd en na afloop van een open science bijeenkomst wordt er door Open Science NL een kort inhoudelijk verslag opgevraagd voor beoordeling op het bureau. Tevens is het verplicht dat de organisatoren van de bijeenkomst een blogpost opstellen ter publicatie op de Open Science NL website.

Voor inhoudelijke vragen over deze Call for proposals neemt u contact op met:

Anna Kunst

Tel.nr. +31(0)70 349 42 35

opensciencemeetings@nwo.nl

Bij technische vragen over het gebruik van ISAAC kunt u contact opnemen met de ISAAC-helpdesk. Raadpleeg eerst de handleiding voordat u de helpdesk om advies vraagt. De ISAAC-helpdesk is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 10.00 tot 17.00 uur op telefoonnummer +31 (0) 70 34 40 600. U kunt uw vraag ook per e-mail stellen via isaac.helpdesk@nwo.nl. U ontvangt dan binnen twee werkdagen een reactie.

Open Science NL verwerkt persoonsgegevens die zij in het kader van deze ronde ontvangt conform de NWO privacyverklaring, Privacyverklaring | NWO.

Open Science NL kan aanvragers mogelijk benaderen voor een evaluatie van de procedure en/of het onderzoeksprogramma.